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Como a automação e o RH sem papel podem melhorar a experiência dos funcionários

Renan Macrini

Como profissionais de RH, sua função abrange uma ampla gama de responsabilidades que coletivamente ajudam a construir e manter uma cultura da empresa que permite que os funcionários prosperem. Essas responsabilidades são acompanhadas por uma avalanche de documentos associados à integração, exclusão, políticas, procedimentos, relações com funcionários, formulários de pessoal e muito mais. À medida que o mundo continua digital, como as equipes de RH podem aproveitar melhor a tecnologia para serem líderes mais eficazes?

Para muitos, a evolução de como eles conduzem negócios há anos vem com muita reserva, principalmente devido a noções de que é uma função de TI, difícil de implementar e interromperá a continuidade dos negócios.

Felizmente, nenhum desses pensamentos preconcebidos é verdadeiro. As iniciativas digitais podem começar com RH - e capacitar os profissionais de RH a otimizar processos e reduzir custos. Em particular, os processos digitais existentes podem se tornar mais acessíveis para alavancar dados, e os processos tradicionais baseados em papel podem ser automatizados, proporcionando um tempo valioso para profissionais de RH e funcionários em geral.

Vantagens do RH sem papel

Segundo o Gartner, apenas 29% dos funcionários acreditam que o RH os ajudou a ter um melhor desempenho. Continuando a confiar em processos em papel e documentos digitalizados que não podem ser gerenciados, não classificados e geralmente não configurados para extrair facilmente informações com as permissões apropriadas, os profissionais de RH estão perdendo oportunidades valiosas para aumentar sua produtividade.

A implementação das estratégias corretas de transformação digital permitirá que os profissionais de RH refinem suas tarefas de fluxo de trabalho, digitalizem conteúdo em escala, acessem e gerenciem facilmente conteúdo e dados com profundo conhecimento contextual e utilizem diferentes tipos de conteúdo e estruturas de informação para categorias de RH. Acima de tudo, digitalizar processos baseados em papel e pegar o conteúdo já digitalizado e torná-lo pesquisável, acessível e indexado permitirá que você se concentre em fornecer uma experiência excepcional aos funcionários.

Por exemplo, durante um processo de integração de fusões e aquisições, com um processo digitalizado, você pode transferir rápida e efetivamente suas informações de um sistema para outro, enquanto tem visibilidade de possíveis anomalias ou grupos de funcionários que podem precisar ou exigir mais informações ou suporte para garantir uma transição suave para a nova empresa.

A terceirização de serviços é outra tarefa desafiadora para os funcionários de RH e deslocados que pode ser facilitada pela automação. Durante esse processo, os profissionais de RH precisam ser precisos e oportunos ao responder às reivindicações de desemprego - especialmente porque os prazos de entrega podem variar de uma a duas semanas a partir da data em que o aviso foi enviado. 

Ter um processo digitalizado que pode automatizar esses fluxos de trabalho permite acessar facilmente as informações dos funcionários necessárias para apoiar ou negar a reivindicação. Isso não apenas garante que você esteja cumprindo as diretrizes federais, mas também concentre a maior parte do seu tempo em fornecer uma ótima experiência aos funcionários, em vez de minúcias na papelada.

A digitalização de documentos em papel é uma etapa importante para melhorar a experiência do funcionário, mas não é o suficiente. Após embarcar na jornada digital, é fundamental garantir que seus documentos digitalizados sejam realmente acessíveis e pesquisáveis ​​- para que você possa aproveitar os dados contidos neles. Dados acessíveis e pesquisáveis ​​são a chave para aprimorar a experiência do funcionário, pois as tecnologias de inteligência artificial (IA) e machine learning (ML) podem permitir que você entenda os dados em mãos e coloque ideias em ação.

Essas tecnologias inteligentes aprimoram a experiência dos funcionários em diferentes canais e também conduzem decisões de negócios eficazes e rápidas. Quanto mais dados a IA e a ML puderem acessar, maior será o impacto na produtividade geral e na tomada de decisões, por isso é fundamental poder tornar as informações baseadas em papel acessíveis e pesquisáveis. Por fim, a mudança para processos digitais e tecnologias inteligentes se traduz em maiores lucros para os negócios, maior economia de tempo para profissionais e funcionários de RH e custos reduzidos em todo o ecossistema digital.

Preparando-se para o futuro do trabalho

Embora a força de trabalho de hoje tenha mudado drasticamente para o trabalho remoto e o cenário de recrutamento esteja sendo moldado para se ajustar a esse novo normal, uma coisa permanece constante - uma dependência essencial para garantir consistência, conformidade e tomada de decisão oportuna. Agora, mais do que nunca, não é apenas vital garantir que as empresas manejem melhor as informações principais, mas também é essencial poder acessar e entender essas informações para conduzir as tarefas de RH com eficiência.

A digitalização e a compreensão dos dados são essenciais para melhorar a experiência do cliente. Mas por onde começa uma empresa? Examine a jornada do funcionário para identificar os pontos problemáticos. 

  • Quais são os pontos de contato de seus funcionários atuais - e futuros funcionários - com o RH?
  •  Você otimizou esses pontos de contato principais de forma que a experiência que você cria agrega um novo valor? 

Isso fornecerá a oportunidade de descobrir insights que suportam maior produtividade, engajamento e retenção de funcionários.

Mudar não é fácil, mas vale a pena. Há uma abundância de oportunidades que vêm com a automação de tarefas mundanas, o que, por sua vez, permitirá abordagens aprimoradas para capturar informações usando informações estruturadas e não estruturadas para gerar insights e informar a jornada de RH e de funcionários à frente.


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Topics: Recursos Humanos, Gestão de pessoas

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