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Como conduzir o onboarding eficaz e para que o funcionário fique produtivo mais rápido

Ana Maria Correa

A visão de um gerente é normalmente a mesma em relação a um novo contratado: ele não começa em uma velocidade rápida o suficiente. O equilíbrio entre novos aprendizados e as demandas de produção do novo cargo é um desafio para qualquer líder e empregado. 

Existe uma melhor maneira de ajudar o novato nesta chegada ao time? Quem selecionar para ajudar neste treinamento? E quanto tempo é considerado normal para que ele entre em um ritmo de trabalho com entregas esperadas?

Veja neste artigos algumas dicas para você como líder saber lidar melhor neste momento com o seu recém contratado.

1. Foque na cultura da empresa

Não é necessário esperar até o primeiro dia de trabalho para focar na cultura da empresa. É importante que o processo de recrutamento e seleção já dê pinceladas sobre como são os hábitos e regras da empresa. Fale honestamente sobre a cultura, responda às perguntas dos candidatos.

Depois da contratação, boa parte da cultura já estará entendida e começará a ser compreendida pelo novo funcionário. Então, é hora de focar na estratégia e na estrutura formal da empresa.

Procure reservar um tempo nas reuniões iniciais para focar em check-ins constantes e responder às novas perguntas. Caso se trate de uma contratação externa, não imagine que o indivíduo conheça a linguagem da organização e do setor. Aproveite o tempo extra nas reuniões para explicar esses detalhes. No final dos encontros, procure fazer perguntas sobre os temas abordados — isso ajudará o novo funcionário a entender a dinâmica das reuniões. 

Você como líder deve pensar em ensinar os pontos específicos das relações internas que alguém de fora jamais teria como saber. A aproximação social pode ajudar quem acabou de chegar a compreender melhor a cultura e política da empresa. 

Portanto, antes que a pessoa comece a trabalhar, considere: “Do que ela precisa saber para se sair bem?”. Busque favorecer o entrosamento entre os funcionários atuais e o novo.

2. Envolva toda a equipe

Recomenda-se convocar os funcionários da casa/setor para ajudar o recém-contratado a entrar no ritmo e, assim, favorecer o clima de “responsabilidade coletiva” em relação ao sucesso dele. 

O apadrinhamento de um buddy também é uma ótima estratégia. Essa pessoa ficará responsável por ajudar o novato a resolver problemas e dúvidas do dia a dia de trabalho. Essa estratégia é vista como positiva para ambos: para o empregado mais antigo, porque terá a chance de demonstrar habilidades de liderança, e para o novo funcionário, que poderá receber feedback. 

Além disso, essa estratégia ajuda a tirar um pouco da responsabilidade dos ombros do líder, exercendo a habilidade de delegar as tarefas e ajudar a moldar novos líderes.

3. Não espere para definir expectativas

A pessoa recém-contratada precisa saber o que esperam dela desde o início. Uma sugestão de estratégia é: os funcionários novos ou em transição podem receber uma cópia da avaliação de desempenho. O gerente então examina o formulário nos primeiros dias da contratação e usa como ferramenta para explicar como o comportamento do novato será medido e o que esperam dele.

4. Não negligencie os detalhes

Tenha empatia: se coloque no lugar da pessoa recém-contratada. A primeira impressão é muito importante e será lembrada para sempre pelo contratado da empresa. Faça com que o processo de adaptação seja completo e prazeroso de enfrentar.  

As coisas simples fazem diferença. Algumas dicas:

  • Peça aos colegas de trabalho que convidem o novato para almoçar na primeira semana;
  • Prepare os cartões de visita e de acesso ao sistema;
  • Organize a estação de trabalho do empregado novo com algum mimo de boas-vindas;
  • Apresente as principais áreas da empresa.

Permita que a pessoa tenha tempo para crescer

Mesmo que o contratado seja o melhor profissional para a vaga, ele jamais chegará pronto. Em geral estima-se que o funcionário leve até 6 meses para se adaptar a rotina de trabalho, desenvolva boas relações interpessoais e consiga vivenciar a cultura da empresa.

Para analisar como é este tempo dentro da sua equipe, você pode simplesmente perguntar para os atuais funcionários quanto tempo demorou até que se enxergassem como parte inteira da empresa. As respostas serão dados valiosos. Aborde também a experiência global de integração e receba feedback sobre quais pontos a empresa pode melhorar neste processo de adaptação de um novo integrante.

Princípios para manter em mente

O que fazer:

  • Reserve na sua agenda um tempo para explicar e responder a perguntas sobre a cultura da empresa. Não faça isso com pressa ou com o celular na mão. Ofereça 100% da sua atenção para o novo funcionário.
  • Cultive responsabilidade coletiva em relação ao sucesso do novo companheiro de equipe, compartilhando com seus pares tarefas que ajudem a incorporá-lo.
  • Solicitar aos funcionários que relatem e relembrem as suas experiências de integração para ajudar o novato a compreender melhor esse processo interno.

O que não fazer:

  • Encher o novo funcionário de papelada logo no primeiro dia (procure fazê-lo se sentir bem-vindo e feliz por estar aí)
  • Esquecer-se de providenciar detalhes logísticos simples, como estações de trabalho e cartões de visita
  • Esperar que o recém-contratado chegue já entregando os melhores resultados 

Caso de sucesso: É tudo questão de planejamento

 

Emily Burns trabalha na área de RH e começou a observar que as práticas de integração de equipe eram muito informais. Muitas contratações eram feitas sem planejamento de chegada do novo funcionário e vários detalhes não estavam prontos no seu primeiro dia de trabalho. 

Para solucionar esse problema, Emily padronizou esse processo.

Ela criou um check list padrão e disponibilizou para os gerentes, que podiam acessá-lo e colocar todas as informações do novo contratado num arquivo compartilhado no portal da empresa. Além disso, havia uma lista de atividades que deveriam ser feitas antes do novo funcionário chegar no seu primeiro dia e outras que serão realizadas ao longo do período de adaptação. A lista de tarefas começa 14 dias antes de a pessoa começar a trabalhar e termina seis meses depois.

Veja os resultados que esse planejamento de Emily trouxe à companhia.

  • Diminuição da rotatividade de pessoal diminuiu;
  • Os novos contratados deram feedbacks positivos dizendo que se sentiam acolhidos e satisfeitos com o formato de onboarding;
  • Os gerentes e os novos funcionários se sentiam seguros em conduzir esse processo de adaptação, pois tudo estava documentado e se sabiam quais eram os próximos passos;
  • Os novos contratados apresentaram melhores entregas mais rapidamente, pois como todo o processo era padronizado, eles só precisavam se preocupar em aprender a executar o trabalho e a vivenciar a cultura verdadeira da empresa.

E você como líder também pode relembrar como foram os processos de onboarding e adaptação nas empresas que você já trabalhou. A satisfação inicial e o sucesso nas entregas dos novos contratados dependem do seu desempenho como líder para conduzir esse processo inicial.

Fonte: Harvard Business Review 

Topics: Recrutamento e seleção

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