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Como decidir quais tarefas delegar

Ana Maria Correa

Author: Jenny Blake

Fonte: Harvard Business BR

Notificações sonoras no celular. A cada uma, vibra a mesa também. É uma mensagem no Whats App, um e-mail importante, um colega de trabalho pedindo ajuda no chat interno, um tweet que está bombando ou uma reunião que está prestes a começar. Quando a gente vê, não estamos dando conta de tudo e acabamos não mantendo o foco no que realmente é estratégico ou necessário.

Quando atingimos esse ponto de saturação e não conseguimos absorver nossas demandas da melhor forma possível é preciso parar tudo e reorganizar as tarefas. Esse é o momento para lembrarmos que não precisamos dar conta de tudo sozinhos. Podemos pedir ajuda, podemos delegar.

Cada um tem gostos diferentes e, uma tarefa que você não gosta de fazer, alguém pode sentir satisfação de realizar. O grande segredo é aprender a delegar com maestria. E, mesmo que você esteja pensando neste momento que você já faz um trabalho eficaz delegando, saiba que sempre é possível melhorar no quesito delegar.

Todos temos aquela tarefa (profissional ou pessoal) na qual sempre deixamos para depois e aquilo vai fazendo com que soframos mentalmente. Pode ser algo bastante simples como lavar a roupa ou manter a contabilidade do mês em dia.

Você já parou para pensar sobre os benefícios e objetivos de delegar? O foco está em formar equipes que dividam a carga de trabalho para que você (líder), possa executar as atividades relevantes e que não podem ser transferidas para outros. A teoria funciona muito bem. Contudo, a maior dificuldade é colocar em prática. Acabamos acumulando muitas tarefas e criamos gargalos. Os pensamentos mais comuns que impedem de delegar são:

  • O trabalho não será feito de acordo com as regras;
  • Delegar exige tempo e esse tempo é o suficiente para eu mesmo realizar a tarefa;
  • Ninguém quer fazer essa tarefa;
  • Delegar pode ser perda de tempo e isso tem custo alto;
  • Não confio na minha equipe;
  • Entre muitos outros pensamentos.

O esgotamento físico e mental não demora muito para chegar quando não nos livramos desses pensamentos que parecem fazer todo o sentido. Entretanto, eles nada mais são do que desculpas para não delegar. A grande verdade é que saber delegar tarefas pode salvar uma empresa. Apesar do impacto no orçamento, a contratação de pessoas ajuda a empresa a obter resultados superiores ao custo de desenvolver uma equipe de confiança e com boa performance.

Critérios para delegar melhor

Para lhe ajudar a delegar melhor, faça uma análise baseada nos critérios abaixo:

Pequenas tarefas

São aquelas atividades tão simples que acabamos fazendo sem ao menos pensar, porém se você analisa no decorrer da semana, elas tomam um tempo precioso quando somadas.

Esse tipo de tarefa nunca é importante ou urgente, não são estratégicas e levam poucos minutos para serem realizadas. Como exemplo, podemos citar: inscrição para participar de um evento, adicionar compromissos na agenda, solicitar a reserva de hotel ou passagens para uma viagem.

Tarefas simples e fáceis

Executar tarefas fáceis não é a melhor forma de utilizar o seu tempo como líder. As tarefas simples não só podem, como devem ser desempenhadas por integrantes da sua equipe. Exemplos desse tipo de atividade é digitar uma planilha de 50 itens, classificando-os por cores ou fazer a atualização dos indicadores de desempenho para uma apresentação.

Tarefas demoradas

Há tarefas que são importantes, porém exigem tempo para serem executadas. Se esse trabalho envolve muita pesquisa, por exemplo, você pode delegar essa atividade para a sua equipe e ficar responsável por supervisionar e acompanhar de perto a evolução deste trabalho. É o seu dever coordenar os próximos passos e fazer follow up durante todo o desenvolvimento.

Tarefas que podem ser ensinadas

Elas exigem tempo, são complexas e normalmente fazem parte de um conjunto de pequenas tarefas para chegar ao resultado final.  Entretanto, pense que você só investirá tempo uma vez na hora de ensinar, depois você terá a responsabilidade de revisar e fazer a aprovação final. Um exemplo desse tipo de tarefa é a elaboração de uma apresentação que você tem mensal com os diretores. Ensine a alguém da equipe sobre as informações que essa apresentação deve ter e como fazer o design deste material, depois, basta você acompanhar e aprovar mensalmente e se preparar para a reunião.

Tarefas que você não domina

Não há problema em não dominar alguma tarefa, afinal de contas, não temos todas as habilidades do mundo. Se você demoraria muito tempo para realizar uma tarefa e tem alguém da sua equipe que tem mais experiência e habilidade que você, não pense duas vezes em pedir ajuda. Um grande exemplo desse tipo de tarefa é fazer o design atrativo para a apresentação de um evento externo ou um grande evento, como um TED Talk. Se você não domina a área, peça ajuda para obter resultados melhores e sem fazer com que você perca tempo.

Tarefas urgentes: 

São aquelas tarefas que não podem esperar, porém elas entram em conflito com outras já programadas. Uma tarefa importante e urgente deve ser delegada para que ela seja executada em paralelo com outras. Exemplos desse tipo de atividades são: trocar o assento do voo do dia seguinte, ligar para a companhia aérea para ter informações sobre despachos de cargas especiais, etc.

Uma forma bastante eficiente de definir as tarefas que podem ser delegadas e analisar de forma frequente (semanal ou até diária), quais as atividades que estão pendentes e quais delas só podem ser executadas por você. As restantes podem ser delegadas.

Coloque em prática agora

Vamos dar fim a esse cansaço, estresse e culpa de não conseguir dar conta de todas as tarefas pendentes? Comece agora mesmo! Ao terminar de ler esse conteúdo, comece a agir.

Para isso, anote todas as atividades que você tem pendente para essa semana. Veja quais delas somente você pode executar. O restante, você deve listar em uma planilha e começar a definir como irá delegá-las. Isso pode ser tanto no âmbito profissional quanto no pessoal.

Depois de tudo delegado, você precisa encontrar uma forma de fazer o follow up para garantir que o andamento destas tarefas está de acordo com o esperado. Você vai ver que sobrará muito mais tempo para pensar no estratégico sem precisar carregar a culpa de não estar dando conta de todos os afazeres. Lembre-se: não se mantenha ocupado, mantenha-se produtivo!

https://hbrbr.uol.com.br/como-decidir-quais-tarefas-delegar/

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