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Como orientar sua empresa durante a crise: um memorando do RH

Ana Maria Correa

Agora, quase todas as agências de notícias do mundo estão cobrindo o coronavírus e seu impacto em tudo, desde comércio a viagens até a força de trabalho. Com algo que se intensificou praticamente da noite para o dia e proliferou tão rapidamente, os empregadores estão lutando com o que isso significa para suas operações e como mitigar o fechamento de negócios e o trabalho remoto. Enquanto os Googlers trabalham confortavelmente em casa, muitas empresas e startups menores enfrentam transições mais difíceis, pois muitas vezes a falta de políticas, processos e RH adequados os deixa propensos a responsabilidades, perda de receita e muito mais.

Todos devemos reconhecer a importância de tomar precauções calmas. Em meio a preocupações crescentes, tome medidas adicionais para se tornar mais vigilante e intensificar o impacto do vírus e da mídia. Seja hoje ou na próxima vez que a crise chegar, aqui estão algumas dicas a serem lembradas ao elaborar políticas em tempo real.

 Criar alinhamento nas mensagens

Isso pode parecer óbvio, mas mantenha a calma. A ideia de estabelecer uma estratégia adequada para a sua empresa não é sensacionalizar, mas também não reagir de maneira exagerada. Ao redigir memorandos para suas equipes, use termos neutros ou positivos e evite uma linguagem urgente que possa aumentar o medo e o pânico. “Prevenção”, “preparação”, “segurança” e “precaução” em vez de “risco” podem funcionar melhor para tranquilizar sua equipe sobre como você está lidando com a situação.

O mais importante é educar e treinar seus gerentes sobre como comunicar a posição da empresa sobre a situação e como todos estamos lidando com isso juntos. Converse frequentemente com sua equipe de liderança e compartilhe preocupações atualizadas com a saúde, diretrizes de prevenção e políticas atualizadas. Concentre-se em considerações e ações práticas, em vez de iniciativas excessivamente cautelosas e zelosas que podem deixar os funcionários e a empresa em situações precárias.

Embora o risco individual possa parecer alto para alguns ou insignificante para outros, o objetivo hoje é diminuir a propagação do vírus para o bem da população. Lembre às equipes que esse esforço é para todos e que pequenas precauções agregadas fazem uma grande diferença.

 

Trabalhe de forma proativa e colaborativa nas melhores práticas

Ninguém tem todas as respostas e soluções para nada. Aprenda com as pessoas da empresa e da sua comunidade o que elas entendem como melhores práticas. As melhores ideias geralmente surgem dos lugares mais inesperados. Comunique-se em tempo real com suas equipes sobre como elas se sentem à vontade para trabalhar e se deslocar. Os esforços de transição devem ser criativos e colaborativos, e isso nem sempre tem que vir da liderança. O que funciona para uma empresa pode não funcionar para outras. Tente métodos diferentes e entenda o que funciona melhor para sua empresa e equipe.

Torne seus escritórios parcialmente “home office”

Todos devem estar preparados, caso sua empresa precise solicitar aos funcionários que trabalhem remotamente. Reúna-se proativamente com a TI para garantir que todos os funcionários estejam bem equipados para trabalhar em casa. O último problema de que você precisa é tomar essa decisão da noite para o dia e todos se esforçando para obter acesso ao servidor ou trabalhar em laptops.

Fale com o RH ou com um advogado trabalhista. Existem certas responsabilidades legais que você pode assumir quando os funcionários são solicitados a não entrar no espaço de trabalho. Execute dias de teste home office para entender melhor o que funciona e o que não funciona. Obtenha feedback e implemente-o. Defina e gerencie as expectativas com sua equipe e crie uma transição suave. Nem todo mundo está acostumado ao trabalho remoto; há uma grande quantidade de responsabilidade e propriedade pessoal que é possível trabalhar em seu pijama.

Defina expectativas claras em relação a entregas e comunicação. Entre em contato diariamente com os funcionários organizando reuniões de equipe ou individuais para garantir que o trabalho esteja sendo realizado e as necessidades dos negócios e dos clientes sejam atendidas.

Procure proativamente seus clientes e parceiros de negócios

As pessoas depositam muita fé no alinhamento com marcas e empresas. Eles investem nessas empresas e querem ter certeza de que essas organizações têm em mente os melhores interesses de seus clientes. Embora você não queira causar mais pânico, a comunicação proativa com seus clientes pode lhe dar a tranquilidade de que você está tomando medidas para atenuar isso nos seus negócios. Não há necessidade de entrar em detalhes do vírus ou dicas de auto higiene; eles podem ler isso em qualquer lugar.

Rascunhe uma mensagem pessoal sobre o que sua empresa está fazendo para manter todos em sua equipe seguros e saudáveis. Se você não possui uma equipe de relações públicas ou de comunicação interna, entre em contato com o RH. Nosso trabalho geralmente envolve escrever e-mails em toda a empresa que sejam sensíveis, empáticos, juridicamente sólidos e profissionais. Informe seus clientes que você está pensando na segurança da equipe deles e na sua.

Esta é uma situação em evolução, e todos estamos monitorando de perto para garantir que todas as precauções adequadas sejam tomadas para garantir que todos estejam seguros e saudáveis. Embora não saibamos quais impactos contínuos isso terá em nossos locais de trabalho, lembre-se de manter a calma e ter uma visão calibrada das coisas. Comunique-se com sua equipe e clientes. Compartilhe ideias e soluções em sua rede. Seja resiliente - vamos resolver isso juntos.

https://www.forbes.com/sites/forbeshumanresourcescouncil/2020/04/02/how-to-guide-your-company-through-crisis-a-memo-from-hr/

 

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