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Comunicação durante períodos estressantes: dicas de um entrevistador forense

Ana Maria Correa

Não há como escapar do fato de que o RH frequentemente se torna o epicentro organizacional em tempos de crise. No minuto em que as coisas começam a dar errado, todo mundo corre para o RH. Os executivos recorrem ao RH para obter conselhos, informações críticas, desabafar e pedir ao RH que entregue mensagens desconfortáveis ​​que eles não desejam. Os funcionários recorrem ao RH para obter orientação, aconselhamento, compartilhar seus medos e expressar suas preocupações quando sentem que foram tratados injustamente. Ser pego no meio desse tornado de incerteza só aumenta os níveis de estresse pessoal dos profissionais de RH.

Em tempos de estresse e incerteza, nos apoiamos em nossos valores fundamentais para orientação. Para os entrevistadores forenses certificados (CFIs), isso geralmente começa com a escuta paciente e a comunicação cautelosa com os líderes organizacionais que anteriormente comprometiam as investigações.

Após essas conversas iniciais, os CFIs devem fazer a transição para a realização de entrevistas investigativas morais, legais e éticas que permitam que seus sujeitos mantenham suas auto-imagens enquanto dizem a verdade. Os líderes de RH também ficam presos no meio. À medida que os níveis de estresse aumentam, seus colegas executivos esperam que eles protejam a organização, enquanto os funcionários esperam simultaneamente que os líderes de RH protejam a força de trabalho. 

Abaixo há uma série de dicas para ajudar os líderes de RH a se comunicarem com os dois grupos de partes interessadas.

Dicas para o RH se comunicar com executivos

Ouça nas entrelinhas

os executivos de RH têm um ponto de vista único ao participarem de sessões de estratégia em que executivos de toda a organização fazem recomendações com base em perspectivas e prioridades individuais. À medida que esses executivos assumem e defendem posições, as palavras que falam não são tão importantes quanto as motivações por trás deles. 

Os executivos de RH que identificam essas motivações podem usá-las para alinhar ideias aparentemente separadas para criar soluções que o restante da equipe de liderança não conseguiu ver.

Use os principais valores como âncoras

As pessoas geralmente se sentem atacadas pessoalmente quando alguém desafia suas ideias porque as alinharam com suas auto-imagens. Suas reações defensivas podem destruir qualquer oportunidade de colaboração em melhores soluções. Uma ótima maneira de responder quando um de seus colegas compartilha uma ideia que pode criar exposição para a organização é enquadrá-la em torno dos valores principais da organização. 

O fato de todas as pessoas na sala já terem adotado esses valores limita a oportunidade de as pessoas se sentirem pessoalmente atacadas, dificulta sua argumentação sem contradizer o compromisso delas e cria uma plataforma compartilhada para colaborar em novas soluções.

Conecte as pessoas aos números

Quando as pessoas são forçadas a responder ao estresse, geralmente dependem do que já estão à vontade. Para muitos executivos com foco operacional, isso significa focar em onde eles podem reduzir despesas enquanto continuam gerando receita. O foco nos números facilita a perda de vista das pessoas envolvidas. 

Os líderes de RH estão perfeitamente posicionados para destacar as pessoas, em todos os níveis da organização, com a capacidade de levar a organização para sair da crise e em direção a um futuro melhor. A adição de nomes e faces aos números traz o elemento humano para a conversa e adiciona uma camada necessária de profundidade ao processo de tomada de decisão.

À medida que as tensões aumentam, os executivos ficam mais defensivos de suas necessidades, papéis, ideias e controle sobre a situação. As respostas defensivas geralmente aumentam inesperadamente quando são confrontadas com respostas como:

  • "Então, o que você está dizendo é ...", 
  • "Então, seu processo de pensamento é ...", 
  • "O que você quer dizer é ..." 
  • "Eu entendo como você se sentir…". 

Os executivos de RH podem neutralizar significativamente a situação, aproveitando respostas alternativas que não incluem a palavra “você” como:

  •  “O que parece que estamos ouvindo é…”, 
  • “Parece que o foco que devemos ter é…”,
  •  “O primeiro problema na fila para uma solução é…”
  •  “Nesta situação, é fácil para pessoas a sentirem… ”. 

Cada uma dessas alternativas se concentra no problema, não na pessoa, e permite que todos na sala contribuam para a conversa sem sentir nenhuma vulnerabilidade adicional.

Não crie problemas desnecessários

Qualquer crise apresenta problemas suficientes para resolver. Criar mais problemas normalmente não é benéfico. É importante evitar compartilhar informações desnecessárias, fazer perguntas desnecessárias ou fazer perguntas hipotéticas provocativas apenas para obter uma reação de seus colegas. Uma vez estabelecidos os principais objetivos, cada passo deve ser direcionado para o alcance desses objetivos. Também é importante desencorajar outros executivos de atrapalhar a conversa sem insultar sua auto-imagem. 

Uma ótima técnica é reconhecer imediatamente que o problema é importante para a pessoa que o abordou, explicar que você quer ter certeza de que tem tempo suficiente para explorá-lo completamente e dar a ela um tempo específico para prosseguir com eles. Isso permite que eles se sintam ouvidos, respeitados e confiantes de que serão capazes de compartilhar suas preocupações na íntegra.

Dicas para se comunicar com os funcionários

Conecte a mensagem de volta aos valores principais

Não há um botão fácil para entregar mensagens difíceis aos funcionários. Uma ótima técnica para minimizar a resistência é vincular as decisões aos valores centrais da organização. Pode ser fácil para os funcionários reclamarem de decisões impopulares. É mais difícil para eles expressar descontentamento com os valores centrais da organização. 

Quanto mais os funcionários entenderem como esses valores compartilhados ajudaram a chegar a uma decisão ou como eles se refletem na decisão, mais fácil será para eles aceitá-la - mesmo que não a amem.

Enquadrar as preocupações dos funcionários

As pessoas geralmente tendem a cuidar de suas prioridades pessoais. As pessoas também reagem ao que ouvem primeiro. Mensagens que começam com executivos falando sobre si mesmos, seus problemas ou o impacto que a mensagem a seguir terá na organização podem levar os funcionários a acreditar que o executivo não se importa com eles. 

Essa perspectiva faz com que esses funcionários ouçam o restante da mensagem em busca de informações que confirmem suas suspeitas. Mensagens que começam por reconhecer, abordar e demonstrar um entendimento de preocupações comuns de funcionários geralmente geram a reação oposta. É mais provável que essa estrutura faça com que os funcionários sintam que os executivos se importam com eles e ouçam para confirmar essa suposição, mesmo diante de decepções.

Não esqueça o futuro

Durante tempos de incerteza, as pessoas sentem a necessidade de se apegar ao que lhes dá conforto, e ficam hiper-concentradas em tentar resolver o enigma do desconhecido. É fácil para todos se envolverem com o quão ruim as coisas estão atualmente e com o quão ruins elas podem se tornar. É importante que os líderes criem oportunidades para falar sobre as coisas positivas que o futuro pode trazer. 

Isso pode incluir oportunidades que eles esperam ter, como a empresa está preparada para se adaptar, qual processo a empresa está usando para se preparar para o futuro e quem está conduzindo esse processo. Você pode não saber a que distância está do final do túnel, mas isso não significa que você não possa acender uma luz em sua direção.

Não fale sobre você

Durante períodos de estresse, é fácil para as pessoas sentirem que ninguém mais pode entender o quão ruim é a situação delas. Mesmo uma pequena crise pode acender o fusível da dinâmica inflamável de entrada / saída de grupo entre gerentes e funcionários. 

Os gerentes frequentemente acendem a chama acidentalmente quando tomam crédito pelo trabalho de outras pessoas, se gabam do que fizeram, insistem nos sacrifícios que estão fazendo ou concentram-se na dificuldade de uma situação para eles. Liderar em tempos difíceis e incertos exige que os líderes abandonem o foco em si mesmos e se dediquem a demonstrar empatia e compreensão em relação à sua força de trabalho.

Se você estiver bem, eles estão bem

Os pais sabem que a forma como reagem quando o filho cai afeta diretamente o quão chateado o filho fica. De muitas maneiras, os líderes de RH são percebidos como uma presença dos pais nas organizações. Os funcionários sabem que os líderes de RH geralmente são responsáveis ​​por fornecer orientação e filtrar as mensagens de outros executivos. Por padrão, os funcionários procuram os líderes de RH em busca de insights, conselhos e honestidade durante os períodos de maior estresse. 

É essencial que os líderes de RH filtrem qualquer ambiguidade e turbulência organizacional enquanto fornecem uma presença calma e orientadora para sua força de trabalho. Quanto mais composta a equipe de RH permanecer, mais eles poderão esperar que sua força de trabalho siga sua liderança.

É útil que os profissionais de RH e os Entrevistadores Forenses Certificados se lembrem que ambos se inscreveram para ajudar as pessoas a enfrentar situações estressantes com metade das ferramentas necessárias. Depois de adotar essa perspectiva, eles podem se concentrar em manter uma abordagem composta e focada em soluções, que lhes permita guiar com êxito todos os seus stakeholders a águas mais calmas.

Fonte: tlnt.com.br

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