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Guia Completo OKR: o que é e como implementar no RH

Ana Maria Correa

E se a gente lhe contasse que a metodologia OKR foi uma das que suportou o crescimento do Google, desde lá em 1999, quando tinha 40 funcionários? Nem precisamos enfatizar o quanto ela é efetiva, pois os números já falam por si só, visto que a empresa possui hoje mais de 60 mil funcionários. Não somente o Google, mas diversas empresas no Vale do Silício têm o OKR como uma das ferramentas para planejar e executar as estratégias empresariais.

Até pouco tempo era muito comum o planejamento empresarial ser executado com periodicidades longas, de um ano ou seis meses. Contudo, as mudanças econômicas e de mercado estão em constantes mudanças e é fundamental que esse planejamento seja feito com uma periodicidade menor, de forma trimestral, por exemplo.

Veja como a metodologia OKR irá ensinar o seu negócio a “recalcular a rota” sempre que for necessário através de um olhar mais aprofundado, em uma menor periodicidade, para o seu planejamento empresarial.

A importância em utilizar uma metodologia na gestão empresarial

Quando se tem times engajados, produtivos e direcionados para os mesmos objetivos da empresa, há duas perguntas que os funcionários sabem responder, sem hesitar ou ter que pensar. São elas:

  • Você sabe quais são as prioridades hoje da empresa que você trabalha?
  •  Você sabe o que você está fazendo diariamente para atingir esses objetivos?

A teoria é realmente muito fácil de entender, entretanto, quando é hora de se colocar em prática, surgem diversas barreiras, sendo as principais relacionadas à comunicação e a externalização da estratégia da empresa.

As barreiras podem ser comprovadas através de dados já revelados em pesquisas. A Harward Business Review, revelou que 95% dos funcionários não entendem completamente os objetivos da empresa e o que é esperado por eles. Além disso, 50% é o tempo médio que a força de trabalho desperdiça em trabalhos não produtivos

Não existe uma receita pronta na hora de fazer a gestão empresarial. É necessário entender a cultura da sua empresa e analisar quais as metodologias disponíveis hoje fazem mais sentido para a sua organização. O objetivo das metodologias, normalmente seguem o mesmo raciocínio: trazer de forma visual as métricas para que seja possível monitorá-las, a fim de tornar a performance da empresa mais eficiente.

A metodologia OKR tem um potencial muito forte, pois ela reformulou a periodicidade de análise os objetivos e dos resultados e também oportunizou os funcionários de fazer parte do planejamento. Conheça de perto o que é esse metodologia e como ela surgiu.

O que é a metodologia OKR e como surgiu?

A metodologia OKR foi criada por Andrew S. Grove, que é ex-CEO da Intel. O OKR ganhou força quando o Google implementou a metodologia, em 1999.

A sigla OKR significa, em inglês Objectives and Key Results. A tradução é Objetivos e Resultados-Chave. O OKR é uma metodologia de gestão de desempenho que visa:

  • Alinhar as forças de trabalho;
  • Aumentar o engajamento;
  • Construir equipes de alta performance.

A metodologia sugere uma estruturação dos objetivos realizada em uma periodicidade curta, normalmente de forma trimestral. Dessa forma, a gestão e as estratégias podem ser corrigidas a tempo e os objetivos que se mostraram mais promissores para alcançar os resultados, são priorizados.

O investidor do Google, que foi responsável por apresentar a metodologia para a equipe de 40 funcionários, simplificou, através de uma fórmula, para uma melhor compreensão de todos a definição de metas. A fórmula foi:

Eu vou (objetivo) medido por (conjunto de resultados-chave).

Essa fórmula é simples, mas é poderosa! Veja em detalhes como a fórmula do OKR funciona. A metodologia tem apenas dois componentes:

  1. Objetivos (O): que é uma declaração objetiva da direção desejada pela empresa. A metodologia defende que um objetivo deve ser descrito para que as pessoas possam imaginar os impactos de alcançá-lo.
  2. Resultados-chave (KR): metas de impacto direto no atingimento do objetivo.

Ou seja, de maneira mais prática, podemos dizer que os objetivos são qualitativos e os KR (key-results) são quantitativos. Ao decorrer desse guia você terá exemplos práticos de como aplicar OKR dentro da área de RH.

Por que a OKR é diferente de outras metodologias?

Você deve estar se perguntando qual a diferença entre implementar OKR ou qualquer outra metodologia voltada para a gestão empresarial. Há alguns aspectos únicos do OKR que são fundamentais para que as empresas tenham mais chances de sucesso. Veja:

  •  As metas têm definição para um período curto, o que torna o processo mais tangível e com a possibilidade de corrigir um erro de forma rápida.
  • Há alto engajamento do time, pois os objetivos e resultados-chaves são claros e de simples compreensão.
  • Há um acompanhamento semanal dos resultados-chave, para que se tenha controle do que está acontecendo. É possível “recalcular a rota”, se ainda for em tempo. Quando houver casos de insucesso em relação ao um resultado-chave, o tempo perdido foi de um trimestre ao invés de um ano inteiro, como propõe grande parte das metodologias.
  • O alinhamento dos objetivos e dos resultados-chave tem uma base que sustenta a metodologia: a transparência. Todos os níveis da empresa devem ver os OKR da empresa e saber quais são as prioridades e como o trabalho deles irão afetar para que todos atinjam aqueles objetivos.
  • As decisões com base em dados concretos acabam se enraizando na cultura da empresa, o que é um grande ganho para as organizações. A cada trimestre, é refeito o planejamento com base nos resultados do trimestre anterior e não em achismos ou tendências de mercado.
  • Quando se usa a metodologia de OKR, o que é medido são os resultados e não os esforços das tarefas. Ou seja, não adianta o seu time se esforçar se ele não conseguir transformar o esforço em resultados. Há uma frase de Simon Sinek, que representa muito bem a essência da metodologia OKR: “Trabalhar duro por algo que não acredita, chama-se estresse, trabalhar duro por algo que acredita, chama-se paixão”.

 

Passo a passo para aplicar a metodologia OKR

Um dos pontos fortes da metodologia é a forma simplista em que ela é aplicada. A essência do OKR é aquela frase famosa: “um passo de cada vez”. Muitas vezes, os colaboradores se veem desmotivados, pois o objetivo declarado pela empresa é muito distante e parece impossível.

O OKR defende a ideia de definir objetivos claros, elaborar metas mensuráveis, acompanhar o andamento e mudar de rota se necessário ou adicionar outras metas. Veja um passo a passo para colocar essa metodologia em prática.

Passo 1: Defina os objetivos

Os objetivos podem ser definidos pelos membros executivos ou diretores das áreas da empresa e eles estão relacionados a um objetivo maior, que a empresa deseja alcançar – o que tem relação com a visão da empresa. Quem ela quer ser? Como ela quer ser vista? Quais os impactos que ela quer deixar no mundo?

Iremos utilizar exemplos gerais para você compreender a essência da metodologia e no próximo tópico iremos focar exclusivamente na área de RH. Veja alguns exemplos de objetivos para você compreender de forma prática.

  • Melhorar o envolvimento interno dos funcionários e a satisfação no trabalho;
  • Ser a melhor empresa para trabalhar no estado;
  • Estabelecer um caminho de crescimento forte e uma posição estável para os negócios;
  • Definir e promover a cultura, a diversidade e os valores da empresa.

Esses são os O da sigla OKR, ou seja, os objetivos. Eles são claros e bem definidos.

Passo 2: Peça ajuda da sua equipe para definir os resultados-chave

Quando envolvemos a equipe e pedimos a opinião delas, há muito mais chances dessas pessoas se envolverem em alcançar esses resultados, pois foram elas quem definiram que os resultados-chave seriam bons para a organização.

É muito diferente da gerência simplesmente impor os objetivos e os resultados que a equipe deve alcançar e terminar a apresentação com: “vocês já sabem o que fazer, bom trabalho a todos”.

Todos queremos sentir fazendo parte de um objetivo maior e essa etapa é muito importante para o sucesso dessa metodologia. Por isso, reúna as equipes, apresentem os resultados e questionem sobre quais os resultados-chave que, na opinião deles, são fundamentais para que esses objetivos sejam alcançado.

Vamos aos exemplos novamente? Usaremos os objetivos do passo anterior para chegar a alguns objetivos-chave que a sua equipe pode opinar durante as reuniões de alinhamento e coleta de ideias.

  • Objetivo 1: Melhorar o envolvimento interno dos funcionários e a satisfação no trabalho.Resultado-chave 1: Oferecer 2 vezes ao mês a “Fun Friday” com palestras motivacionais.
    Resultado-chave 2: Entrevistar 50% funcionários, no período de 1 mês, para descobrir suas necessidades para melhorar nossa cultura de trabalho.
    Resultado-chave 3: Implementar a metodologia de OKR em todos os times, até o final do trimestre (30 de março).
  • O2: Ser a melhor empresa para trabalhar no estado;KR1: alcançar um e-NPS médio mínimo de 9,6 até o final do semestre;
    KR2: implementar um plano de benefícios que seja 100% flexível para os colaboradores até o final do trimestre
    KR3: aumentar em 30% a quantidade de funcionários promovidos até o final do trimestre
  •  O3: Estabelecer um caminho de crescimento forte e uma posição estável para os negócios;
    KR1: 80% de retenção de receita em todos os clientes;
    KR2: Fechamento de R$5 milhões em novos negócios;
    KR3: aumentar em 30% a receita proveniente da América do Norte.
  • O4: Definir e promover a cultura e os valores da empresa.
    KR1: Realizar uma pesquisa com os funcionários sobre nossos valores atuais (mín. 75% respostas recebidas);
    KR2: Com 3 equipes separadas, realize sessões de brainstorm para redefinir nossa cultura
    KR3: Projetar e promover nossos novos valores na intranet e no ambiente de escritório

Uma das melhores práticas desta metodologia é colocar no máximo 4 objetivos para cada time ou grupo de pessoas e de 3 a 5 resultados-chave para cada objetivo. É indicado também que uma pessoa que não esteja relacionada ao time seja quem escreva os objetivos e resultados-chave, pois isso deve ficar bastante claro para todos, sem a chance de se ter criado silos durante a reunião.

Passo 3: Mensurar e replanejar

Como dissemos anteriormente, um dos pontos fortes da metodologia OKR é que ela defende a ideia de que os objetivos devem ser acompanhados semanalmente e mensurados em um período de no máximo seis meses – quando o objetivo exige mais tempo. Entretanto, o tempo médio sugerido é de três meses.

Devem ser realizadas reuniões semanais para o time reportar a todos como está a evolução das suas tarefas em relação ao planejamento OKR realizado. Ao final do período, os resultados devem ser mensurados.

Pode acontecer do time sentir a necessidade de “recalcular a rota” – ou seja repensar o resultado-chave, antes do final do prazo dos três meses. Isso é visto como um ato saudável, pois há uma tentativa de salvar o objetivo antes que o prazo acabe.

O OKR é um ciclo que não acaba nunca. Após cada final de prazo para o alcance de um objetivo, mais objetivos e resultados-chave são definidos e então inicia-se novamente o processo.

Como aplicar a metodologia OKR na área de RH?

Você se vê rodeado de indicadores de RH que precisam ser alcançados e não sabe pode onde começar? Então, veja como implementar a metodologia OKR dentro da área de RH e começar a enxergar, em poucas semanas, a evolução do trabalho da sua equipe, com resultados mais próximos dos seus indicadores ideais.

A parte mais importante para o sucesso da metodologia OKR, em qualquer área, é definir os objetivos corretos. Para que você se sinta mais confiante nesta etapa de implementação, nós lhe convidamos a assistir o TED Talk do John Doerr, que foi um investidor e membro executivo da Google e da Amazon. O título do seu TED Talk é: “Porque o segredo do sucesso é definir os objetivos corretos”.

OKR eficazes em um ambiente de RH ou de Gestão de Pessoas contribuem de forma significante para o foco, alinhamento, engajamento e comprometimento dos funcionários. Em adicional, têm impactos a longo prazo na identificação, contratação e retenção dos melhores talentos.

Veja alguns tópicos de melhores práticas para você aplicar a metodologia OKR no seu RH:

  • Envolvimento dos funcionários;
  • Retenção de funcionários;
  •  Recrutamento dos melhores talentos;
  • Produtividade dos funcionários;
  • Desenvolvimento de carreira;
  • Mudança de cultura;
  • Equilíbrio vida profissional e pessoal;
  • O processo de análise de desempenho.

Tenha em mente de é que é preciso criar objetivos e resultados-chave tangíveis. É muito mais eficaz você dar um passo de cada vez do que definir uma meta surreal e causar desmotivação em toda a equipe.

Por isso, o primeiro passo é dividir o setor de RH para que cada um deles trabalhe em um tópico específico do que citamos acima. Se você não tem recursos humanos suficientes, defina os tópicos que são mais importantes para seus indicadores e comece por eles. Lembre-se: é um passo de cada vez, sendo que eles devem ser dados em curtos espaços de tempo (o ideal que tenham um prazo de até 3 meses), para que seu time sinta o impacto do trabalho e das ações através do alcance de resultados.

Lembre-se de que o líder pode definir os objetivos, porém é o time que deve trabalhar em equipe para chegar a conclusões de quais resultados-chaves que resultaram no objetivo desejado. Quando o gerente envolve os funcionários na decisão e definição de estratégia, os colaboradores têm senso de pertencimento perante ao objetivo e não medem esforços para garantir o sucesso.

Vamos a alguns exemplos de OKR voltados às áreas internas de RH. Utilize-os como inspiração e adapte-os para a realidade da sua empresa.

Exemplos de OKR de RH para Recrutamento e Seleção:

  • Objetivo 1: Melhorar o processo de recrutamentoKR1: Reduzir o tempo médio para preencher a vaga em 10 dias.
    KR2: Aumento de 10% na taxa de aceitação da oferta de emprego
    KR3: Diminuir em 15% o custo de contratação.

  • O2: Contrate os melhores talentosKR1: Compreender a cultura organizacional atual e perfil de colaboradores de alta performance e utilizar critérios na contratação.
    KR2: Taxa de aprovação de 95% para novas contratação
    KR3: 100% das contratações devem considerar perfil técnico e comportamental.

É essencial ter parceiros externos que conheçam seus OKRs e trabalhem para alcançar junto com o seu time esses objetivos. Utilizando os exemplos de OKR de recrutamento e seleção, podemos citar o TAQE como um forte parceiro. 

O TAQE é uma plataforma que utiliza a gamificação para coletar dados de candidatos, levando em consideração além de habilidades técnicas e básicas, o perfil comportamental. Toda a plataforma é automatizada e utilizada algoritmo e a inteligência de dados para cruzar informações, realizar triagem automática e agendar entrevistas. Utilizando o TAQE o seu time terá mais chances de alcançar os resultados-chaves e objetivo dentro do prazo estipulado. É possível você conhecer em detalhes essa plataforma através de uma demonstração gratuita realizada pelo time de especialistas do TAQE.

Exemplos de OKR de RH para desempenho

  • Objetivo 1: Melhorar o desempenho de novas contrataçõesKR1: Encurtar o processo de onboarding em 2 semana.
    KR2: Reduzir o tempo do ciclo de revisão do desempenho de novas contratações.
    KR3: Melhorar a proporção de mentor para novo contratado para 1: 3.

 

  • Objetivo 2: aumentar a produtividade dos funcionáriosKR1: Reduzir o absenteísmo de funcionários em 20%.
    KR2: 80% de conclusão, em média, de KPIs e OKRs de funcionários.
    KR3: 100% de participação no check-in semanal do progresso dos funcionários.

 Esses são apenas exemplos que podem servir como inspiração para você adaptar conforme a realidade dos indicadores e dos objetivos da sua área.

Exemplos de OKR de RH para retenção de funcionários

  • Objetivo 1: Aumentar a posse média de funcionáriosKR1: Posse média de funcionários estendida de 2 para 3 anos.
    KR2: Aumento de 10% no feedback positivo através de pesquisas anônimas com funcionários.
    KR3: Aumento da taxa de promoção interna de 10% para 25%.

  • Objetivo 2: Melhorar a retenção de funcionáriosKR1: Reduzir a demissão voluntária de funcionários em 20%.
    KR2: Realizar entrevistas de saída com 100% dos funcionários voluntários.
    KR3: Identificar 10% dos funcionários em risco durante o processo de análise de desempenho.

Todas as áreas, seja RH ou não, podem implementar o OKR como metodologia de alcance de metas a curto prazo. É essencial capacitar os funcionários para compreenderem a essência da metodologia, desde a hora de estabelecer objetivos, executar reuniões de brainstorming e definição de resultados-chave e mensuração dos resultados.

Com os OKR definidos seus colaboradores sabem exatamente o que tem que fazer para alcançar os objetivos, como serão controlados e quais ações efetivamente devem ser desenvolvidas. Utilize essa metodologia a curto prazo para alcançar objetivos macro a longo prazo. Lembre-se que o esforço diário é decisivo no alcance de grandes conquistas.

Conclusão

Espero que você se sinta preparado para implementar a metodologia OKR dentro da sua empresa. Nós da área de RH sabemos o quanto é difícil conseguir investimentos para o setor. Por isso, se o RH da sua empresa ainda não consegue estipular o uso dessa metodologia na empresa inteira, comece, assim como propõe a metodologia, dando um passo de cada vez. 

 

Apresente o OKR para o seu time de RH, mostrando todos os benefícios e formas de trabalho. Faça da sua equipe o projeto piloto e, depois que você tiver resultados satisfatórios mensurados, ou seja, bons indicadores, você estará preparado para provar aos líderes e diretores de que essa é uma metodologia eficiente e eficaz.

 

Comece definindo os objetivos relacionados aos indicadores relevantes para o RH. Acreditamos que os indicadores de Recrutamento e Seleção seja uma das suas prioridades. Nós do TAQE estamos prontos a lhe ajudar a buscar todos os resultados-chave e os objetivos relacionados a R&S. Nossa plataforma oferece um recrutamento mais ágil, efetivo e assertivo. Atuamos diretamente no time to hire, na performance da sua equipe e na qualidade de contratação, levando em consideração o fit cultural e perfil comportamental de todos os candidatos que participarem de cada processo seletivo.

 

Quer entender na prática como funciona a plataforma TAQE, você é nosso convidado para realizar uma demonstração gratuita e combinar a eficiência da metodologia OKR com a tecnologia através de uma plataforma de recrutamento e seleção inteligente.

 

Topics: Recursos Humanos, Gestão de pessoas

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