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Sistema de recrutamento e seleção: o que é e como funciona?

Renato Dias
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Introdução

O desafio de contratar os colaboradores ideais para compor o capital humano das organizações nunca foi tão intenso como nos dias atuais. O mundo se transforma em velocidade exponencial e o perfil dos profissionais precisa está alinhado a essas transformações, que impactam diretamente nos processos e relacionamentos de trabalho.

Nos modelos tradicionais de gestão, uma contratação se definia pelo currículo mas alinhado à vaga disponível, levando em conta as habilidades técnicas dos candidatos. Hoje, as empresas entendem que é necessário muito mais que qualificação para que um candidato represente uma boa contratação e possa fazer parte de uma equipe de alto desempenho.

Por isso, apostam em sistemas de recrutamento e seleção modernos, a fim encontrar os profissionais mais promissores. Que entender como funciona todo esse processo? Vamos juntos!

O que são os sistemas de recrutamento e seleção de pessoas?

O processo de recrutamento e seleção de pessoal é um conjunto de etapas que visam recrutar e selecionar o pessoal mais adequado para um determinado cargo em uma organização. Ele começa com a definição do perfil necessário para a vaga e continua com a busca, recrutamento, avaliação, seleção e contratação do profissional mais adequado.

Um sistema de recrutamento e seleção de pessoal é uma ferramenta de software que responde, em uma solução unificada, ágil e eficaz, aos três principais desafios de qualquer empresa atual em termos de gerenciamento de recursos humanos: atrair, contratar e reter os melhores talentos.

Existem vários tipos de sistemas de R&S, como veremos no decorrer deste guia. O que eles possuem em comum é o fato de darem fim aos processos manuais e demorados que faziam parte da rotina dos recrutadores nas organizações. São sistemas digitais, que unem candidatos e empresas por meio da internet e utilizam o armazenamento em nuvem para a coleta e guarda das informações dos candidatos.

Como funcionam os sistemas de recrutamento e seleção de pessoas?

Um sistema de recrutamento e seleção de pessoal deve facilitar a aquisição de talentos internos e externos. Porque, embora seja essencial para qualquer empresa ter a capacidade de atrair e contratar talentos, também é de vital importância reter aqueles que já estão na organização e posicioná-los onde serão mais benéficos para o seu próprio desenvolvimento e o sucesso da empresa.

Da mesma forma, é vital que uma ferramenta de seleção de pessoal esteja preparada não apenas para atrair e gerenciar candidatos ativos, que procuram por um emprego ou mais propensos a enfrentar um novo desafio profissional, mas também deve ser uma solução que permita detectar e atrair talentos entre candidatos passivos, que não estão em busca ativa de emprego, mas cujo perfil pode ser estratégico para a organização.

Para esse fim, é importante que a ferramenta de recrutamento alcance o talento-alvo diretamente. A tecnologia de busca de perfis nas redes sociais que incorporam as plataformas atuais facilita essa tarefa.

Para atrair e contratar talentos, é importante promover a empresa como um local atraente para o desenvolvimento de uma carreira profissional. Falamos sobre divulgar e posicionar a marca da empresa, deixando clara sua imagem e os elementos diferenciadores da sua organização como empregadora.

Para isso, uma ferramenta de seleção de pessoal deve ter um portal do candidato atraente, ágil e fácil de usar, que facilite o conhecimento da empresa e as vantagens de trabalhar nela. Também deve permitir a busca de oportunidades de emprego que melhor atendam às suas capacidades e expectativas. E, claro, o portal deve ser móvel, facilmente acessível e gerenciável a partir de qualquer dispositivo.

Para que um portal do candidato se torne uma base eficaz de detecção e aquisição de talentos, é essencial que ele ofereça a melhor experiência ao candidato e facilite um relacionamento fluido durante todas as fases do processo: acesso a informações e características das vagas disponíveis.

Também é importante ter uma imagem completa de todos os dados do candidato, em resumo, para o recrutador. Assim ele pode combinar as informações dos dados pessoais com o gerenciamento de referências, avaliações anteriores e autoavaliações. O sistema também deve oferecer um rastreamento detalhado de todo o processo e do tempo gasto no recrutamento, além do acompanhamento até o momento da contratação.

Uma ferramenta de seleção de pessoal deve abordar todo o ciclo de contratação, incluindo a fase de incorporação. Esse processo é vital para os novos funcionários se adaptarem com rapidez e sucesso ao novo emprego.

As páginas de boas-vindas, com informações sobre a organização, recursos e processos corporativos, são muito úteis no primeiro dia. Mas a fase de incorporação deve ir além, deve facilitar a comunicação e a interação com o restante da organização, por meio de ferramentas e recursos que incentivem a interação e colaboração com os novos funcionários.

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Quais são os tipos de sistema de recrutamento para RH?

Ao longo do tempo, com os constantes avanços tecnológicos,  vários sistemas foram criados com o intuito de facilitar os processos de gestão de recursos humanos nas organizações. Vamos conhecer agora, algumas soluções eficazes para aprimorar os resultados da sua organização.

Sourcing

Quando a empresa tem muita urgência em preencher uma vaga, o Outbound Recruiting, mais conhecido como Sourcing, é uma excelente opção. Esse modelo é mais próximo à abordagem tradicional de recrutamento. Ele envolve a publicação de vagas no site da empresa, redes sociais, universidades ou quadros de aviso, de acordo com o perfil do profissional procurado.

Hoje, uma plataforma muito utilizada para esse sistema é o LinkedIn, onde os profissionais têm seus perfis bem elaborados e interagem bastante com suas redes de contato, facilitando a procura e contato por parte do recrutador.

Os recrutadores que aderem ao recrutamento externo lutam por novos talentos. Eles procuram candidatos promissores e usam todos os meios possíveis para apresentá-los à empresa. Nesse caso, Se os candidatos não fossem procurados, eles não pensariam em trabalhar na empresa e nem saberiam da existência da vaga. O Sourcing implica que a empresa inicie o contato com o profissional.

Assessment

O Assessment  é uma técnica de seleção de pessoal que visa identificar e avaliar as competências dos candidatos para o desempenho profissional de um trabalho específico. Não é apenas utilizado para fins de seleção de pessoal, mas pode ser aplicado na promoção de funcionários, para detectar necessidades de treinamento ou identificar o potencial dos colaboradores.

Portanto, é um método sistemático de avaliação de pessoas, como diz o próprio nome, que traduzido para o português, significa Centro de Avaliação. 

O processo inclui simulações de tarefas e atividades do trabalho. Elas são realizadas pelos candidatos enquanto estes são observados por especialistas em avaliação que decidem qual o mais adequado para a vaga.

No final do processo, um relatório individual é entregue a cada participante com o diagnóstico final dos pontos fortes e fracos que foram observados e o treinamento e desenvolvimento que eles precisam para executar corretamente o trabalho.

ATS ou Gestão de processo seletivo

Sistemas ATS são softwares projetados para ajudar as empresas a recrutar seus colaboradores com mais eficiência. Durante o processo, todos os currículos são cadastrados e avaliados, a fim de descartar candidatos não qualificados durante a primeira fase, criando um banco de dados que servirá para a segunda fase do processo.

As informações mais usadas durante a primeira fase do “rastreamento” por esses sistemas geralmente são baseadas em áreas como educação e experiência profissional. Se o sistema não encontrar as palavras-chaves necessárias durante a pesquisa, os currículos que não estiverem em conformidade são eliminados.

As empresas usam esse processo, primeiro para reduzir o número de currículos que precisam processar e, em segundo lugar, para criar um bancos de dados, facilitando sua busca nos próximos processos. Geralmente, sistemas ATS podem ser programados para gerar respostas automáticas para os candidatos, informando-os sobre cada etapa do processo.

TAQE

Agora que você já conhece os tipos de sistemas de recrutamento, imagine contar com todos eles e suas facilidades em um único sistema! O aplicativo TAQE incorpora sistemas de busca, avaliação e gestão de candidatos, facilitando o recrutamento e seleção para a organização, além de oferecer uma experiência fantástica para o candidato.

No aplicativo, que é acessível de todos os dispositivos móveis além de contar com opção de página web comum, os candidatos têm a oportunidade de se auto avaliarem e desenvolverem novas habilidades em um ambiente atrativo, intuitivo e completamente gamificado.

Para as empresas e recrutadores, o sistema oferece uma vasta opção de filtragem e combinações de dados, para que seja possível encontrar o profissional mais adequado e fazer uma excelente contratação.

É possível, por exemplo, definir o raio de localização da residência do candidato, evitando assim a contratação de pessoas que possam elevar a taxa de absenteísmo da empresa por terem dificuldades em chegar ao local de trabalho.

Outra grande vantagem da plataforma é a possibilidade de escolher candidatos que possuam alinhamento com o fit cultural da organização, além de poder avaliar níveis de domínio de língua estrangeira, raciocínio lógico e habilidades com a língua portuguesa, entre várias outras opções.

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Quais as diferença entre ATS e uma ferramenta de automatização do processo seletivo?

Os sistemas ATS são eficiente em automatizar os processos seletivos, auxiliando na captura e análise de informações. Seus recursos, no entanto, são limitados se comparados  com sistemas mais modernos, baseados em inteligência de dados.

Uma sistema especializado em recrutamento e seleção como o aplicativo TAQE, por exemplo, consegue criar um workflow baseado em critérios acompanhados do match da candidatura até o momento de agendamento da entrevista.

Porque contratar um sistema de recrutamento e seleção de pessoal?

Como já abordamos aqui antes, a velocidade dos processos e as transformações organizacionais estão cada vez mais aceleradas. Nesse corre corre em que vivemos, sempre em busca de novas estratégia para acompanhar as demandas no mercado, torna-se indispensável agregar a tecnologia, com todas as suas facilidades, aos processo de RH das organizações.

Um processo de recrutamento otimizado, em que a maioria das fases acontecem de forma digital e sem a necessidade de manuseio de documentos e salas lotadas de candidatos, garante aos profissionais mais tempo disponível para trabalhar estrategicamente, conduzindo sua organização para o futuro!

Além disso, o profissional de hoje, da era exponencial, vive conectado. Uma organização que pretende conquistar os melhores talentos do mercado, principalmente se falarmos dos jovens da geração Z, precisa estar alinhada à expectativa deles. O processo seletivo precisa ser atraente, intuitivo, agregador e gamificado.

Uma plataforma de seleção de pessoal responderá às necessidades tanto da empresa e setor de recursos humanos, quando dos candidatos. Cada qual terá acesso a diferentes funcionalidades, de acordo com o seu papel no processo.

Dependendo do tipo de sistema escolhido, o gerenciamento da empresa e o de recursos humanos devem definir, juntamente com a equipe de TI, quais são as opções disponíveis para cada perfil e qual o nível de acesso às informações e ferramentas de gerenciamento será atribuído a cada um.

Como a inteligência de dados pode contribuir para seu processo seletivo?

Para abordar idéias sobre como tirar proveito das técnicas de Business Intelligence (BI) nas fases do recrutamento e seleção de pessoas, abordaremos primeiro os dados mais relevantes que podem ser coletados em cada estágio do processo.

E importante salientarmos que, quanto maior a capacidade de um sistema em gerir, analisar, filtrar dados e criar relatórios personalizados, mais eficiente será o recrutamento. Por isso o uso de BI é fundamental para quem quer chegar aos melhores resultados. Veja alguns tipos de dados que são parte desse processo: 

Dados de integração de pessoal

Nesta fase, devem ser integradas as informações relativas aos candidatos participantes do processo, recomenda-se que seja o mais específico possível e, se aplicável, defina faixas de aceitação. Alguns dados importantes são:

  • idade da pessoa;
  • nível mínimo de estudo necessário;
  • experiência;
  • requisito de nível de idioma estrangeiro;
  • carteira de motorista;
  • disponibilidade para viagens e
  • possibilidade de mudança de residência entre muitos outros.

Muitos desses dados podem ser usados ​​como elementos para aplicar filtragem dos candidatos na fase de seleção.

Dados do perfil do cargo

Consiste em um grupo de elementos correspondentes ao cargo a ser ocupado, os seguintes dados devem ser claramente registrados:

  • cargo do trabalhador;
  • posição hierárquica no organograma;
  • remuneração do cargo;
  • tipo de contrato;
  • horário que o funcionário deve cobrir;
  • características do trabalho;
  • especialização
  • atribuições de trabalho entre outros.

A grande maioria desses dados deve ser divulgada na mídia para ser usada no recrutamento, para que os profissionais sejam bem informados antes de concorrer como candidatos em potencial para preencher a vaga.

Dados de divulgação da vaga

São ações destinadas a promover a vaga disponível aos candidatos em potencial. Os meios possíveis de serem usados são:

  • murais da organização
  • anúncios na imprensa local
  • anúncios na imprensa nacional
  • anúncios na rádio nacional
  • anúncios de rádio local
  • divulgação em sites especializados
  • divulgação nas redes sociais
  • terceirização para empresas especializadas em divulgação de vagas
  • outros meios de divulgação que possam estar disponíveis.

Uma vez decididos os canais de divulgação que a organização utilizará, é importante pedir a cada candidato que registre como foi que eles souberam da vaga. Assim, pode-se medir a eficácia de cada um dos meios utilizados.

Primeira seleção de candidatos

Esta etapa pode ser interpretada como o primeiro filtro de seleção de candidatos e é nesse momento que o uso das técnicas de Business Intelligence (BI) começa a ganhar relevância por meio da análise abrangente dos dados recolhidos até esta fase.

A principal função dessa etapa é aplicar uma primeira seleção de candidatos e, para essa finalidade, os dados registrados por cada candidato devem ser comparados com os requisitos da equipe e com o perfil do cargo.

Uma vez encontrados os candidatos que atendem aos requisitos, são analisados os resultados das avaliações diagnósticas gerais dos candidatos selecionados anteriormente para gerar uma lista de prioridades.

Cada organização deve customizar e pesar a importância de cada uma dessas regras de negócios e até definir perfis de sua aplicação de acordo com os cargos a serem preenchidos, prestando atenção especial no nível hierárquico que a pessoa ocupará na organização.

É válido esclarecer que todos os dados fornecidos pelas pessoas na fase de recrutamento devem ser protegidos com estrito cuidado pela organização e o aviso de privacidade de dados deve ser público e sempre visível (com opção de download) de acordo com as disposições das leis de privacidade aplicáveis.

Percebeu a complexidade de um sistema de recrutamento e seleção baseado em BI? tudo isso acontece para que você obtenha sucesso nas suas contratações, reduzindo assim, o turnover e muitos gastos desnecessários na sua empresa.

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Como escolher um software de recrutamento e seleção de pessoas?

Para que a implementação de um sistema de seleção de pessoal seja bem-sucedida, é essencial garantir que a empresa o acompanhe em todas as etapas do processo possibilitando o uso eficaz da plataforma. Antes de iniciar o projeto, também é necessário definir um cronograma para cada fase e cumpri-lo, para que a implementação não demore mais do que o essencial.

Veja agora algumas características essenciais que o seu software de recrutamento deve ter:

Inovação e escalabilidade constantes

Seu provedor de serviços deve ir muito além de fornecer licenças de software e implementá-las. Para garantir um retorno do investimento, seu sistema precisa ser útil e ideal ao longo do tempo, o que significa que você deve poder incorporar futuras inovações tecnológicas.

Ele também deve ser escalável, para se adaptar às necessidades futuras dos negócios. As plataformas em nuvem facilitam essa inovação e flexibilidade constantes para se adaptar aos cenários presentes e futuros.

Atendimento ao cliente e suporte contínuo ao longo do tempo

Durante a fase de design e implementação, seu fornecedor de software deve acompanhá-lo para que a integração seja bem-sucedida, uma vez que a plataforma esteja operacional, o compromisso será estendido ao suporte contínuo:

  • resolução de incidências;
  • dicas e treinamento para aproveitar ao máximo as possibilidades do sistema;
  • contato regular para detectar problemas ou novas necessidades de resposta e
  • Promoção de contato com outros usuários, energizando uma comunidade que pode compartilhar dicas e truques sobre como otimizar o uso da plataforma.

Conformidade regulamentar

As ferramentas de recrutamento e seleção de pessoal devem cumprir estritamente as regulamentações de trabalho e proteção de dados de todos os países em que a empresa opera, mas também daqueles em que publicam suas ofertas de emprego ou em que possuem uma política ativa de detecção de talentos. Portanto, é essencial ter consultoria jurídica em ambos os assuntos durante o processo de definição e implementação da plataforma.

Foco na experiência do usuário

Uma ferramenta de seleção lenta, mal projetada ou difícil de usar se tornará um projeto frustrante, um investimento ruim que ninguém usará e que não oferecerá nenhum benefício à empresa. A experiência do usuário deve ser colocada no centro, o que implica facilitar o seu uso para diferentes perfis com funções personalizadas, mas com requisitos comuns:

  • multilíngue, se a empresa opera em países com idiomas diferentes ou deseja capturar talentos de idiomas diferentes;
  • móvel, acessível a partir de qualquer dispositivo, a qualquer hora, em qualquer lugar;
  • com design adaptado a todas as telas e
  • com Informações na nuvem, sempre atualizadas e acessíveis em tempo real.

Integração com as ferramentas de gerenciamento de RH

A ferramenta de seleção deve ser capaz de se conectar, quando for aplicável, com outras plataformas e canais corporativos de maneira simples e sem processos de TI caros e complexos:

  • com o sistema de gerenciamento de funcionários.
  • com o Sistema de Gerenciamento de Treinamento (LMS) e
  • com o sistema de gerenciamento de desempenho entre outros.

Conclusão

Diante da competitividade cada vez mais acirrada do mercado, as empresas precisam se desdobrar para encontrar e agregar, em suas equipes, aqueles profissionais que tenham potencial de crescimento e desenvolvimento das habilidades inerentes ao cargo, além de terem o fit cultural da organização e disponibilidade para atender as demandas da empresa. Por isso, a contratação de um sistema de recrutamento e seleção é tão importante.

Sabemos que não é uma tarefa simples e que você precisa dispor de tempo para muitos outros processos que são vitais para sua empresa, por isso queremos ajudar você a recrutar os melhores e mais adequados talentos para a sua empresa hoje! Clique aqui e ganhe uma avaliação do seu processo de recrutamento e seleção.

Topics: Recrutamento e seleção

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