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Sistema de RH: o que é e como funciona?

Renato Dias
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Se a empresa que você atua ainda tem processos de RH engessados e que consomem muito o tempo da equipe, saiba que um sistema de Recursos Humanos pode mudar esse cenário totalmente.

De acordo com a pesquisa Robotic Process Automation for HR and Payroll, da Ernst & Young, 65% das atividades realizadas pelo RH podem ser otimizadas com tecnologia, o que poderia proporcionar uma economia de até 70% nos custos da organização.

Estamos falando de uma ferramenta que reduz falhas humanas e ainda aumenta a produção do time. Neste post, explicaremos melhor como ela funciona dentro do setor de Recursos Humanos. Não deixe de conferir!

 

O que são sistemas de RH?

Os softwares de RH são projetados para suprir as necessidades desse setor dentro da empresa. Sendo assim, a lógica deles é construída para compilar dados e integrar informações que ajudam na tomada de decisão. Além disso, também organizam as rotinas e eliminam burocracia.

O que torna os sistemas de RH essenciais é a digitalização que eles proporcionam. Com o processo digital, fica mais fácil obter dados em tempo real e ter controle amplo em uma só plataforma. Em poucos cliques você consegue administrar férias, salários e processo seletivo, por exemplo.

Como funcionam os sistemas de RH?

Uma das maiores dores do profissional de RH é controlar as informações diferenciadas da mesma pessoa. Entre cálculos de folha de pagamento e relatórios de benefícios, a empresa também precisa avaliar o desempenho do colaborador e mapear seu plano de sucessão. Como essas informações vêm de fontes distintas, obter um panorama completo não é nada fácil.

Então, eis que surgem os softwares de RH para descomplicar tudo isso e tornar a vida do profissional de RH mais prática e funcional. Com inteligência e armazenamento de dados, essas tecnologias oferecem diversas funcionalidades, como:

  • atração e seleção de candidatos qualificados;
  • capacitação e desenvolvimento profissional;
  • engajamento e retenção de talentos;
  • operações de folha de pagamento e tributos;
  • registro de informações com segurança.

Quais são os tipos de sistemas em cada setor de RH?

Ao contrário do que alguns possam pensar, as rotinas de RH, como departamento pessoal e processo seletivo, não deixaram de existir, nem tampouco perderam o posto para a tecnologia. Essas operações receberam um upgrade por meio de algoritmos capazes de automatizar e acelerar suas funcionalidades.

Confira alguns exemplos!

Produtividade e desempenho

Profissionais altamente produtivos conseguem manter um ritmo contínuo nas tarefas por um longo tempo. E já existem diversos sistemas de RH que melhoram a execução dos processos e ajudam o time a gerir melhorar as tarefas.

Por exemplo, essas ferramentas eliminam a papelada e centralizam o fluxo de comunicação dentro de um software. Assim, fica mais fácil controlar as tarefas por meio de categorias e notificações. E se precisar bater um papo, basta abrir um chat e resolver logo a pendência. Isso elimina horas desnecessárias e aumenta o desempenho da equipe.

Controle e monitoramento

Imagine criar metas para os colaboradores em poucos cliques e visualizar a qualidade da entrega através de gráficos e dashboards? Com um sistema de RH, é possível acompanhar o status das tarefas, tempo de execução e índice de rendimento.

Esse controle é essencial, porque todas as ações organizacionais implementadas pelo RH são baseadas no resultado da performance dos colaboradores. Com um software, é possível ter uma análise ampla desse desempenho e ainda identificar gargalos na produção que podem ser melhorados.

Saúde e bem-estar

Sabemos que a satisfação profissional aumenta o índice de felicidade no trabalho e torna o ambiente mais motivador. Pensando nisso, já existem sistemas e aplicativos de RH que estimulam um estilo de vida mais saudável para os colaboradores e fazem o controle de saúde e segurança.

Por exemplo, com um software de RH é possível avaliar o ambiente organizacional e fazer um diagnóstico que sinalizem pontos de melhoria, como aumentar a ergonomia ou diminuir o absenteísmo. Por outro lado, há aplicativos que ajudam os colaboradores a adotar hábitos mais saudáveis e fazer check-ups periódicos.

Treinamento e desenvolvimento

A capacitação é fundamental para tornar a mão de obra eficiente e obter vantagem competitiva entre os concorrentes. Pensando nisso, a tecnologia também se tornou aliada dos processos de treinamento e desenvolvimento, criando plataformas que facilitam a aprendizagem dos colaboradores.

Além do gestor de RH obter dados que apontam qual a competência que o colaborador precisa desenvolver, ficou mais fácil promover aprendizagem contínua por meio de pílulas ou trilhas de conhecimento. Na prática, os bots interagem com os participantes e enviam os conteúdos e exercícios automaticamente, tornando o processo quase autogerenciável.

Cargos e salários

Os sistemas de cargos e salários proporcionam muito mais do que geração de folha de pagamento. Você consegue obter estimativa dos custos por equipe, estruturar um plano de carreira e descobrir insights que revelam os impactos de reajustes na saúde financeira da empresa, por exemplo.

Além do mais, os parâmetros das incidências e tributos são adequados à legislação trabalhista e previdenciária, garantindo a integração com o eSocial. Assim, é possível fazer os envios e comunicações de forma automática, melhorando o controle e reduzindo a chance de multas e reclamatórias trabalhistas.

Recrutamento e seleção

Segundo a Glassdoor, o Brasil foi apontado como o país com o processo seletivo mais longo — levando, em média, 39 dias. Neste sentido, a atração de talentos tem sido beneficiada com o Sourcing pró-ativo. Ele faz com que o anúncio da vaga chegue até os candidatos qualificados e o RH deixa de contar apenas com a base de quem se candidatou.

Outro gargalo dos recrutamentos é o Assessment, que consiste num método que avalia vários aspectos do candidato para criar um perfil técnico-comportamental. Apesar de eficiente, o tempo gasto com entrevistas e dinâmicas, por exemplo, sempre deixou o processo seletivo extenso.

Já com o Assessment online, esse evento pode ser empregado de forma rápida e em grande volume. Inclusive, a TAQE utiliza um Assessment gamificado, diminuindo ainda mais as chances de manipulação, já que o candidato se envolve no storytelling e ativa o lado emocional, respondendo com honestidade.

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Afinal, qual é a inovação nos sistemas de RH?

O crescente uso da tecnologia tem mudado a rotina das pessoas, inclusive a maneira como elas se relacionam. E como vimos, essa transformação já alcançou pequenas e grandes empresas e, consequentemente, o setor de Recursos Humanos. Descubra agora quais são as principais inovações quando o assunto é tecnologia em RH.

People Analytics

Sem dúvida, People Analytics é o querido do momento. O processo de coleta, ordenação e análise de dados que ele proporciona permite entender o comportamento humano e fazer várias predições. Por exemplo, ele pode apontar como a pessoa reagiria no ambiente de trabalho e na execução das tarefas.

Na prática, People Analytics é um método que se baseia em análise estatística. Ele coleta dados de uma fonte, por exemplo, cadastros, avaliações de desempenho e respostas de questionários, e cruza com um indicador pré-estabelecido, transformando em informação organizada e útil para o RH.

Segundo a Deloitte, 84% dos executivos classificaram o People Analytics em 2º lugar nas tendências mais importantes dentro da empresa. No RH, os campos mais utilizados são recrutamento, seleção e gestão de desempenho. Basta adotá-lo com um Big Data e definir um padrão como base — que pode ser os próprios top performances da organização — que você ganha inteligência de dados.

E-learning

Você sabia que metade das carreiras que existe hoje serão extintas daqui a 30 anos? É o que diz o estudo O Futuro do Trabalho, e isso vai acontecer devido às tecnologias que estão sendo implementadas, fazendo com que novas profissões surjam para atender as mudanças provocadas.

Mas, o que isso tem a ver com RH? Absolutamente, tudo. Com essa transformação do mercado, treinar e desenvolver colaboradores nunca foi tão desafiador. Como o futuro é incerto, faltam recursos na educação formal para preparar esses profissionais e o setor de Recursos Humanos precisa ser criativo.

Neste sentido, o e-learning é a grande inovação no ensino corporativo. Ele oferece aprendizagem contínua, fazendo com que os profissionais estejam em constante atualização com o mercado. Você já encontra plataformas que oferecem recursos como:

  • mobile-learning: modalidade de ensino à distância, mas de fácil acesso a recursos portáteis;
  • game-learning: estratégia completa de aprendizado baseada em jogos;
  • micro-learning: formatos de conhecimento de curta duração com um único objetivo de aprendizagem.

Plug and Play

As plataformas Plug and Play também têm revolucionado o RH. Elas oferecem uma operação mais versátil e, diferente das tradicionais, tem o ambiente intuitivo, centrado na experiência do usuário e com mais autonomia de trabalho. Mas, o grande diferencial das Plug and Plays é a facilidade de integração e que elas proporcionam.

O SAP é um ERP (software de gestão empresarial) bastante utilizado dentro das empresas, e que também permite a integração com vários departamentos. No entanto,

é uma ferramenta customizada que, devido à estrutura complexa da linguagem de programação, os recursos do sistema são limitados ao fabricante.

Já com as plataformas Plug and Play, você pode integrar mais de uma solução na ferramenta. Por exemplo, consegue fazer a integração de um sistema de e-learning com outro de Assessment. Então, enquanto o colaborador aprende, gera dados que podem ser medidos como avaliação de desempenho.

Automatização

ATS é a sigla de “Applicant Tracking System” que, em português, significa “Sistema de Rastreamento de Candidatos”. Na prática, é um software de recrutamento criado para otimizar o processo seletivo ao unir mão de obra humana e tecnologia.

O ATS é ótimo para auxiliar as etapas de recrutamento, como triagem e captura de currículos. No entanto, é limitado e depende de interação humana, ainda que mínima. Por outro lado, um sistema automatizado de processo seletivo vai além ao adotar um mecanismo de gestão. Além de dispensar tarefas manuais, ele é focado no match do candidato.

Por exemplo, depois de configurar todas as etapas de recrutamento e seleção, ele elabora o perfil, triagem e testes com base em uma trilha de sequências automáticas. Assim, o profissional de RH só precisa entrar nas etapas finais para escolher o candidato.

Porque vale a pena contratar um sistema de RH?

A tecnologia proporciona uma série de oportunidades ao setor de Recursos Humanos, mas, sem dúvida, a inteligência de processos é a maior delas. Chiavenato, um dos maiores especialistas de Gestão de Pessoas dos últimos tempos, define o RH como “um conjunto de práticas que proporcionam competências e competitividade à organização”.

Neste sentido, um sistema de RH consegue assegurar tudo isso. Ele permite solucionar problemas que impedem a melhoria contínua da empresa, aperfeiçoando as ações que impactam na qualidade da mão de obra. Mas, além disso, também é capaz de reinventar processos, transformando dados em tomadas de decisão mais assertivas.

Como a inteligência de dados pode contribuir para seu recrutamento e seleção?

Ao coletar e processar informações reais, tanto de candidatos quanto de colaboradores, a inteligência de dados permite que o gestor de RH obtenha insights com base em fatos.

Na prática, ela faz todo o tratamento estatístico, aumentando a capacidade analítica.

Dessa maneira, fica mais fácil mensurar os indicadores de desempenho no RH e aplicar mudanças que melhorem todos os setores. Além disso, a inteligência de dados também ajuda na visão estratégica da empresa. Isso significa que você consegue antecipar cenários futuros, identificando habilidades e recursos que serão necessários e criando um plano para desenvolvê-los.

Os sistemas de RH detém tecnologias que agilizam os processos de Recursos Humanos e fornecem relatórios analíticos, proporcionando inteligência de dados. Mas para escolher o software de RH ideal, é preciso fazer um levantamento de necessidades dentro da empresa. Portanto, comece fazendo um briefing que aponta o que a empresa precisa e quais são seus maiores gargalos.

Depois, cheque se os requisitos do software atende a essas necessidades. Prefira soluções validadas no mercado, com certificação técnica e cases de sucesso que apontam a conquista de empresas semelhantes. Além disso, é essencial ter hospedagem na nuvem e tecnologia de cibersegurança.

Você quer melhorar as práticas de Recrutamento e Seleção na sua empresa? Então, aproveite e ganhe agora uma avaliação do seu processo seletivo!

 

Topics: Recursos Humanos

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