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10 erros comuns no manual do funcionário (e como o RH pode evitá-los)

Ana Maria Correa

Os departamentos de recursos humanos geralmente têm a tarefa de informar os funcionários sobre as regras e regulamentos da empresa. Para conseguir isso, muitos departamentos de RH produzem um manual para funcionários que pode ajudar novos contratados a descobrir o sistema.

Infelizmente, esses manuais nem sempre são particularmente claros no que estão tentando dizer. Alguns deles perdem de vista a mensagem, concentrando-se demais no cumprimento e afogando-se em pessoas jurídicas. Na maioria das vezes, isso impede que os novos funcionários leiam as diretrizes, possivelmente perdendo informações importantes.

Para ajudar, 10 membros do Conselho de Recursos Humanos da Forbes analisam os erros mais comuns que os departamentos de RH cometem ao produzir os manuais dos funcionários e como eles podem evitá-los.

1. Usar linguagem muito técnica

A maioria dos manuais é escrita com base na conformidade e na lei, deixando os funcionários confusos e o RH com a tarefa de responder a muitas perguntas. Em vez disso, mude a perspectiva do seu manual para o que seus funcionários precisam saber, não especificamente a linguagem utilizada na lei. Mantenha o idioma de conformidade e política separado. Os funcionários querem respostas e informações rápidas e diretas. - Melissa Anzman, bettHR

2. Tentar determinar todos os comportamentos

Se você deseja um relacionamento saudável com seus funcionários, não pode legislar todos os comportamentos e exceções em um manual. Mantenha o manual focado em algumas práticas e políticas comerciais críticas. Use uma página para definir expectativas sobre o que é necessário para ter um ambiente de trabalho saudável, como a responsabilidade dos funcionários pelo feedback. Karen Crone, Paycor, Inc.

3. Copiar o manual antigo

Um erro que o RH comete é copiar e colar o manual antigo em uma nova aparência, com as mesmas políticas arcaicas. Em vez disso, eles precisam ter uma "reforma extrema" de algumas de suas políticas e atualizá-las para o ano 2020. Isso pode incluir a assistência de um comitê e pode estender o projeto, mas a "atualização" será mais prontamente recebido do que a mesma maneira antiga de fazer negócios. - Tish McFadden, Maryland Hematologia Oncológica

4. Tornar-se muito prescritivo

Um erro comum cometido ao criar manuais de funcionários é ser excessivamente prescritivo com a política, em um esforço para reinar em erros passados ou comportamentos indesejados. É impossível capturar todos os cenários em qualquer política, portanto, menos normalmente é mais. Em vez disso, explicar claramente o espírito da política pode levar a melhores resultados, especialmente quando a política se alinha aos comportamentos de bom senso. - Dr. Timothy J. Giardino, BMC Software

5. Não atualização dos manuais de funcionários

Um dos aspectos mais difíceis dos manuais de funcionários é garantir que eles estejam sempre atualizados e disponíveis, especialmente se você estiver em vários locais. A atualização do seu manual por meio de um escritório de advocacia ou serviço jurídico poderá ajudar você a cuidará disso para você. - Sherrie Suski, Tricon American Homes

6. Foco na mitigação de riscos

A maioria dos manuais de funcionários é escrita em linguagem legal, o que informa aos funcionários que a principal função do manual é a mitigação de riscos. Embora isso possa ser verdade, mantê-lo útil e acessível e humanizar o idioma para refletir uma experiência de trabalho envolvente e de suporte contribuirá bastante para a adoção de suas políticas. Considere incluir a linguagem que sua empresa adota. - Cat Graham, Cheer Partners 

7. Muitas políticas, poucos valores

Não permita que a política domine seu manual. Ensine o sistema de valores que guia as decisões e a visão que inspira a contribuição. Minimize as políticas de referência para um link em que as principais políticas são encontradas. Faça do seu manual um guia simples e inspirador para a cultura e a tomada de decisões com base em valores. Chame de livro de cultura e inspire os funcionários a lê-lo constantemente. - David Alsop, Ultradent Products, Inc.

8. Lacunas não intencionais

Criar políticas e processos extremamente restritos e prescritivos corre o risco de criar brechas não intencionais. Se uma política tentar resolver qualquer eventualidade, um funcionário acreditará que algo que não existe uma brecha e que o comportamento é isento. Em vez disso, concentre-se em políticas amplas, reforçando comportamentos de senso comum com funcionários e líderes, e dedique mais esforço à operacionalização de seus valores. - Rebecca Baumgartner, Ogletree Deakins

 

9. Não oferecer treinamentos para interpretação manuais

Semelhante a outros documentos que fazem referência a políticas e leis, a interpretação individual do idioma do manual do funcionário geralmente leva a melhores práticas em constante evolução. Reuniões semestrais ou anuais para alinhar os tomadores de decisão às leis recém-promulgadas, bem como às novas políticas organizacionais, devem preencher a lacuna entre o manual do funcionário e as melhores práticas organizacionais. - Erald Minga, Kellogg School of Management 

10. Políticas de mídia social excessivamente amplas

Alguns empregadores incluem uma política de mídia social “abrangente” nos manuais dos funcionários, usando linguagem vaga ou ampla. Alguns anos atrás, a General Motors, a Target e a Costco foram todas convocadas pelo NLRB por políticas amplas de mídia social, que poderiam ser interpretadas como proibindo os direitos dos funcionários. Em vez disso, os empregadores devem adotar políticas específicas de mídia social, em vez de impor proibições gerais. - John Feldmann, Insperity

Fonte: Forbes.com

Topics: Indicadores, Recursos Humanos, Gestão de pessoas

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