Como criar um programa de integração virtual
À medida que todos continuamos nos aclimatando ao mundo do trabalho remoto, existem alguns fatores da experiência do funcionário que os profissionais de RH ainda precisam se adaptar a essa nova forma de trabalhar.
Uma questão urgente é como lidar com a integração de funcionários remotos nesses tempos transitórios. A resposta? Um programa de integração remota.
O primeiro dia de um funcionário define o padrão para o restante de seu tempo na empresa. Mesmo que você não possa cumprimentar seus funcionários pessoalmente no primeiro dia, você ainda quer dar o melhor de sua empresa e garantir que seus novos contratados tenham uma experiência personalizada que os prepare para uma carreira de sucesso em sua empresa.
À medida que todos fazemos a transição para o trabalho remoto, as empresas precisam otimizar seus programas de integração existentes para um público agora digital. Das boas-vindas às novas contratações ao refinamento da inscrição de benefícios, aqui está tudo o que você precisa ter em mente ao criar sua experiência de integração virtual.
O que você irá saber neste artigo:
O que é Onboarding Virtual?
A integração virtual é muito semelhante à integração presencial tradicional. Ele dá a seus novos funcionários uma visão geral de sua empresa, missão, valores, metas de negócios, etc. – a única diferença é que essas sessões são realizadas virtualmente.
As empresas usam videoconferências, webinars, vídeos, recursos de texto e exercícios interativos que os novos contratados podem acessar por meio de seu desktop, tablet ou dispositivo móvel e revisitá-los mesmo após o término da integração.
A integração virtual permite que você se conecte e envolva novos funcionários, não importa onde eles estejam, permitindo que você dimensione facilmente seu processo de integração atual para acompanhar as taxas de contratação e encontrar talentos em novos mercados.
Como funciona a integração de funcionários remotos?
Não existe uma abordagem única para todos quando se trata de integração de funcionários – e a integração de funcionários remotos não é diferente. Você deseja criar um programa que seja genuíno para a marca e a cultura de sua empresa, ao mesmo tempo em que oferece o conhecimento e as habilidades de que os funcionários precisam para uma carreira de sucesso em sua empresa.
A integração de funcionários remotos deve ser muito semelhante à integração pessoal. Você deve ter sessões que expliquem a missão e os valores fundamentais de sua empresa, bem como percorrer o manual do funcionário, as políticas internas e os planos de benefícios.
Mostre-lhes como configurar seus laptops, como baixar quaisquer programas e aplicativos de que possam precisar, bem como acessar seus holerites. Em seu tempo de inatividade, forneça aos funcionários uma lista de conformidade online ou treinamento de habilidades que eles devem concluir.
Mas não sinta que precisa fazer tudo sozinho
Entre em contato com diferentes chefes de departamento para ver se eles podem enviar um representante de sua equipe para fornecer uma visão geral de seu departamento, o que eles fazem pela empresa e quais são os objetivos de sua equipe. Isso ajudará seus novos funcionários a aprender sobre a empresa e conhecer funcionários de diferentes lados do negócio.
Você também deseja configurar sessões remotas com os gerentes de novos contratados para que eles possam fornecer uma visão geral de sua nova equipe, percorrer suas funções, atribuir projetos e definir metas de desempenho.
Por fim, a integração deve ser uma experiência muito pessoal. É o primeiro dia do seu novo contratado na empresa, então você quer envolvê-lo desde o primeiro dia. Sem tempo presencial, pode ser ainda mais desafiador trazê-los para o grupo e fazê-los se sentir parte da equipe.
Aqui estão algumas maneiras de superar esses desafios e criar um programa de integração pessoal eficaz que funcione para o seu negócio:
1. Dê as boas-vindas à equipe
Embora a integração de funcionários remotos seja virtual, isso não significa que deva ser impessoal. Faça com que seus novos contratados se sintam em casa desde o início, incentivando os novos membros da equipe a entrar em contato por e-mail. Seus funcionários podem parabenizá-los por sua nova função e compartilhar como estão entusiasmados por tê-los na equipe.
Para ajudá-los a conhecer sua equipe em um nível mais pessoal, incentive os líderes de equipe a organizar um almoço ou happy hour virtual durante os primeiros dias. Isso pode dar a todos a oportunidade de conhecer seu novo contratado e dar a ele a chance de conhecer seus novos colegas de equipe em um nível pessoal.
Os gerentes também devem marcar reuniões breves 1:1 entre o novo contratado e seus colegas de trabalho para que possam aprender sobre outras funções na equipe e entender como trabalharão com seus colegas.
Antes dessas reuniões, certifique-se de lembrar ao seu novo contratado que ele pode visualizar organogramas em seu sistema de informações de recursos humanos (HRIS) para entender a dinâmica da empresa e da equipe.
Por fim, os gerentes devem estabelecer um check-in semanal com o novo contratado para responder a perguntas, definir expectativas, revisar o progresso e ver como tudo está indo. Esse “tempo de contato” dá ao seu novo contratado a oportunidade de expor suas preocupações, fazer perguntas e ficar conectado durante as primeiras semanas em sua empresa.
Outra ótima maneira de fazer com que os novos contratados se sintam bem-vindos é anunciar sua chegada no Slack, em uma reunião geral da empresa ou em seu HRIS. Isso permite que todos em sua empresa vejam quem é novo e os celebrem.
2. Pré-embarque
Você quer que seus funcionários comecem a trabalhar desde o primeiro dia. Infelizmente, a papelada de integração e os treinamentos necessários podem estar atrapalhando o crescimento rápido de suas novas contratações.
É aí que entra o “pré-embarque”.
Pré-embarque é o período de tempo entre um candidato a emprego assinar sua carta de oferta e seu primeiro dia de trabalho. Enviar a eles um laptop da empresa, configurar o endereço de e-mail, compartilhar o manual do funcionário e coletar informações pessoais são etapas que você pode considerar adicionar ao seu próprio programa de pré-embarque do funcionário.
Se você tiver um sistema de gerenciamento de aprendizado (LMS), considere atribuir sessões de treinamento aos funcionários para serem concluídas antes do primeiro dia – apenas saiba que pode ser necessário compensá-los por esse tempo.
Você também pode pedir aos funcionários que preencham a papelada necessária antes da orientação do primeiro dia.
3. Assinatura eletrônica
A papelada é inevitável durante a integração de novos contratados, mas feita corretamente com a assinatura eletrônica, pode ser rápida e indolor. Escolha uma plataforma de operações de pessoal, que permita que seus funcionários visualizem, editem e enviem documentos críticos de pré-contratação, tudo no conforto de sua própria casa.
4. Benefícios
Faça parceria com um provedor de benefícios que permita que seus novos funcionários visualizem e se inscrevam em seus planos totalmente online.
Isso economiza tempo e esforço da sua equipe, para que eles possam se concentrar em outras partes da experiência de integração.
Mesmo em um processo de integração virtual, não se esqueça de permanecer fiel à sua marca e cultura. Aproveite ao máximo a situação e prepare seus novos contratados para uma carreira longa e bem-sucedida em sua empresa.
Texto traduzido da Namely
11 Agosto 2023
