7 perguntas a serem feitas em uma ‘entrevista de permanência’ para reter seus funcionários
Você não quer descobrir todas as coisas que os funcionários não gostam em seus empregos enquanto saem pela porta. Detecte os problemas com antecedência e retenha suas pessoas-chave conduzindo uma entrevista de permanência
Pense na última coisa que o levou a deixar um emprego. Talvez tenha sido um colega irritante, uma carga de trabalho incontrolável ou um gerente ineficaz. Seja qual for o motivo, é provável que tenha começado como uma pequena reclamação que se transformou em um problema maior. Imagine se alguém conseguisse encontrar uma solução para o seu problema desde o início. Talvez você tenha ficado.
É por isso que ‘entrevistas permanentes’ são tão importantes. Eles dão a você a oportunidade de ajustar as arestas do trabalho de um funcionário. Assim como você nunca lançaria um produto ou serviço e nunca o revistaria ou repetiria, você nunca deveria adiar o contato com seu pessoal.
“Prefiro o termo ‘conversas permanentes’”, diz Lucy Adams, fundadora da Disruptive HR. “As conversas permanentes são menos sobre progresso no trabalho e treinamento para um melhor desempenho. Eles são mais úteis para o gerente entender por que alguém está motivado para estar em uma organização”.
“É fazer perguntas como ‘Por que você decidiu se juntar a nós?’ e ‘Ainda estamos correspondendo a essas expectativas?’ A ideia é descobrir por meio dessas conversas como o chefe pode melhorar como líder, incentivando o funcionário a permanecer na empresa e fazer o seu melhor trabalho”.
Bem feitas, as entrevistas de permanência são uma ótima ferramenta de retenção, acrescenta ela. “Muitas vezes, as pessoas deixam as organizações por motivos evitáveis. Além de manter os funcionários por mais tempo, essas conversas também permitem que os líderes de RH descubram se as práticas atuais estão favorecendo os pontos fortes das pessoas”.
Coisas a considerar ao conduzir uma entrevista de permanência
Adams diz que é importante tratar as conversas de permanência como um check-up casual entre um gerente e seu subordinado direto, em vez de algo que pareça muito formal. Se um funcionário achar que essa conversa faz parte de seu processo oficial de gerenciamento de desempenho, ele pode hesitar em ser honesto com você.
Além disso, é importante não torná-lo trabalhoso para os gerentes.
“Algumas organizações ainda não introduziram conversas de permanência porque o RH pensa: ‘Como saberemos se os gerentes estão fazendo isso? Precisamos de papelada. Rapidamente se torna uma tarefa árdua. É melhor tentar uma ou duas perguntas para ver os benefícios, então talvez tente novamente e inclua mais perguntas. Em vez disso, o RH muitas vezes torna imediatamente um processo formal que se torna outra coisa para os gerentes com pouco tempo fazerem”.
O momento das entrevistas de permanência também é crucial. Eles devem começar no início do tempo de um funcionário com a organização e depois se repetir consistentemente a partir de então. Afinal, as coisas mudam na vida dos funcionários o tempo todo. O que uma vez não os transformou em fase, pode rapidamente se transformar em seu maior problema.
“As conversas de permanência não devem ser confundidas com uma entrevista de desligamento quando alguém já fez o check-out – esses check-ins devem fazer parte de uma série de conversões contínuas com a pessoa. Para tirar o máximo proveito dessas conversas, elas precisam fazer parte da cultura do local de trabalho, na qual as pessoas podem ser honestas, abertas e não ter medo de desafiar [os outros] e falar abertamente”.
Isso significa que os funcionários precisam ter certeza de que não serão punidos ou tratados de maneira diferente por compartilharem suas ideias. Eles precisam saber que você está genuinamente interessado em melhorar o ambiente de trabalho para eles e mudar as coisas que podem não estar funcionando.
“Você não deve introduzir conversas permanentes em um ambiente em que alguém foi repreendido na reunião anterior por contestar uma decisão. Em vez disso, trata-se de criar uma cultura de segurança psicológica para que as pessoas se sintam ouvidas”, diz Adams.
Perguntas que você poderia fazer em uma entrevista de permanência
As perguntas que um gerente faz em uma entrevista de permanência devem diferir de seus check-ins semanais habituais, que tendem a se concentrar em desafios táticos relacionados a tarefas diárias recentes. As entrevistas de permanência devem se concentrar no quadro geral.
Adams sugere fazer perguntas como:
- Se você estivesse gerenciando a si mesmo, o que faria diferente? Esta é uma maneira mais sutil de perguntar: ‘O que você não gosta no estilo de liderança de seu gerente atual? ‘ Deve dizer o que um funcionário valoriza em um gerente. Por exemplo, eles precisam de mais apoio prático ou estão buscando mais autonomia?
- O que o levaria a deixar a organização? Em vez de fazer suposições sobre o que as pessoas querem, pergunte a elas. Por exemplo, você pode presumir que as pessoas querem mais dinheiro quando, na verdade, estão buscando experiência em gerenciamento ou horários de trabalho flexíveis. Esta questão também pode revelar limitações para o que você pode dar a um funcionário. Por exemplo, talvez eles estejam procurando menos trabalho baseado em escritório e sua empresa não pode oferecer isso. Vale a pena saber disso agora, para que você possa criar um plano para apoiá-los em uma nova função e trazer um substituto com tempo suficiente para uma transferência efetiva.
- O que faz você se sentir frustrado no dia a dia? Isso pode ajudá-lo a determinar as mudanças pequenas e fáceis que você pode fazer para aliviar as frustrações de um funcionário. Por exemplo, talvez eles realmente odeiem ter que trabalhar às quartas-feiras porque isso significa que eles estão sempre atrasados para a aula de ioga depois do trabalho. Um simples ajuste no horário deles ou convidá-los para trabalhar em casa às quartas-feiras pode fazer muita diferença – e não vai custar nada.
- O que te dá energia? E o que drena sua energia? Além de aprender com o que os funcionários lutam, você também quer saber o que os ilumina. Isso lhe dá a oportunidade de criar funções mais estimulantes para os funcionários e, como resultado, obter um trabalho de melhor qualidade.
- Há algo que estamos fazendo que você acha que poderia ser melhorado? Não se concentre apenas no papel do indivíduo. Pense nas perguntas que você poderia fazer para permitir que eles avaliassem os aspectos gerais da sua organização. Muitos funcionários querem ter uma palavra a dizer na direção futura do negócio. Por exemplo, talvez eles tenham uma ideia sobre como tornar as reuniões mais eficientes ou gostariam de sugerir uma nova abordagem para seu programa de aprendizado e desenvolvimento.
- Quando foi a última vez que você sentiu que seu esforço e trabalho foram vistos e valorizados? A pesquisa mostra que os funcionários são mais propensos a deixar o emprego se se sentirem subestimados. Em vez de perguntar aos funcionários se eles se sentem valorizados (o que pode fazer com que eles simplesmente digam “sim” e não forneçam nenhuma visão valiosa), peça-lhes que se lembrem da última vez em que se sentiram apreciados. Se eles não conseguem pensar em nada, isso é um bom sinal de que você pode precisar conversar com o gerente deles e pedir-lhes que deem uma mensagem a essa pessoa de vez em quando.
- Quando foi a última vez que você pensou em sair da empresa? Tente fazer essa pergunta na segunda metade da conversa, pois o funcionário pode precisar se aquecer para responder honestamente. Assegure-lhes que a informação ficará entre vocês dois. Essa é uma ótima maneira de ver algumas das mudanças imediatas/concretas que podem ser feitas para reengajar esse funcionário. Por exemplo, eles podem dizer que trabalhar com um determinado colega lhes causou estresse, o que pode ser facilmente remediado.
“[Essas perguntas] podem levar a uma conversa difícil, mas é honesta”, diz Adams. “Conversas difíceis nunca ficam mais fáceis, não importa o quão experiente você seja. Você sempre se sentirá um pouco enjoado, e isso é porque você se importa”.
“Se você está envolvido em sua função, uma conversa difícil que é perturbadora para um funcionário ou difícil de ouvir será difícil. Não invejo os gerentes por evitá-los. Mas quanto mais você deixa, pior fica. Depois de terminar uma conversa, mesmo que alguém acabe saindo, você desejará ter feito isso antes. Então, pratique – quanto mais você fizer isso, melhor você será”.
Texto traduzido da HRM
22 Junho 2023
