Como criar uma política de porta aberta virtual
Políticas de portas abertas que facilitam a comunicação em uma empresa estão sendo testadas à medida que os funcionários continuam trabalhando remotamente. Esses fornecedores de confiança dos funcionários são vitais para a saúde de qualquer organização. Portas abertas promovem uma comunicação aberta. Eles garantem que o feedback importante chegue aos gerentes antes que as queixas aumentem e o talento valorizado salte do navio.
Durante a pandemia, quando muitas empresas se tornaram organizações totalmente remotas, muitas estavam preocupadas em como medir o pulso dos funcionários quando o contato era limitado ao tempo de tela no Teams ou no Zoom.
Sabíamos que precisávamos introduzir novas políticas para apoiar nossa equipe espalhada por estados e fusos horários e ajudá-los a se sentirem ouvidos. Sem pausas para o café, a chance de encontrar um colega no corredor ou o convite para passar no escritório de um gerente, como poderíamos enfrentar os desafios antes que eles se tornassem áreas problemáticas maiores? Como poderíamos garantir que os funcionários continuariam a se sentir ouvidos e valorizados?
Aqui estão três etapas que tomamos para construir uma política de portas abertas eficaz remotamente para fortalecer nossa organização, melhorar a comunicação, construir confiança e aumentar os laços entre colegas de equipe em todas as funções.
O que você irá saber neste artigo:
1. Tempo de bloqueio
Incentive os gerentes a manter o mesmo bloco de tempo aberto toda semana para que os subordinados diretos saibam quando seu gerente estará disponível para conversar. Descobrimos que configurar um convite de calendário semanal lembra aos colegas que eles têm um ouvido amigável caso precisem de um.
Seja uma janela de duas horas às sextas-feiras ou uma hora nas manhãs de terça-feira, os funcionários podem encontrar conforto em saber que não precisam se agarrar a desafios ou frustrações por semanas a fio. A criação desse espaço garante aos funcionários que eles terão o apoio de seus gerentes quando precisarem.
2. Estenda a mão
Além de deixar a porta aberta, é importante convidar os colegas para entrar. Por exemplo, escolha uma pessoa do time para convidar para um café virtual. Junte pessoas de forma multifuncional para que aqueles que raramente interagem tenham a chance de se conhecer melhor. Esses encontros virtuais podem ser tão bem-sucedidos que se tornam algo regular.
Considere emparelhar colegas de equipe multifuncionalmente para atuar como parceiros de responsabilidade um pelo outro. Todos na equipe têm objetivos que desejam alcançar. Em ligações semanais ou quinzenais, os parceiros de responsabilidade ajudam uns aos outros a pensar em maneiras de lidar com questões espinhosas e apoiar uns aos outros. Esses diálogos entre equipes podem melhorar a comunicação em todos os níveis da empresa.
3. Aborde as preocupações imediatamente
Para que qualquer política de portas abertas funcione, seja pessoal ou remotamente, é fundamental estabelecer um processo para registrar e abordar as preocupações em tempo hábil. Considere rastrear problemas em um documento compartilhado para que o comitê de liderança executiva possa revisá-los e abordá-los.
Relate o progresso e as soluções durante sua reunião semanal virtual da equipe, outra maneira de se conectar que nasceu da pandemia. Sua pesquisa anual em toda a empresa oferece mais uma chance de avaliar o pulso de seus funcionários, ler todos os comentários e responder. No centro de uma política de portas abertas eficaz está o lembrete aos funcionários de que eles são importantes e suas preocupações são importantes.
Quando os funcionários se sentem ouvidos e valorizados, seu moral é impulsionado e é mais provável que permaneçam em uma organização. De fato, as equipes que oferecem canais de comunicação eficazes têm uma taxa de retenção 4,5 vezes maior.
Continue a tecer oportunidades para se conectar à estrutura de sua organização. Encontre oportunidades para verificar o pulso de sua equipe regularmente e continue incentivando as interações em todos os níveis da empresa.
Seus líderes seniores podem se envolver no treinamento de novos contratados desde o primeiro dia, definindo um tom de acessibilidade e envolvimento prático que continua durante todo o emprego. Aprendemos que cada interação é um canal que você está construindo que ajuda os funcionários e sua organização a se conectarem e prosperarem.
Texto traduzido da Forbes
8 Novembro 2022
