9 dicas para ajudar os líderes de RH a simplificar seus sistemas de folha de pagamento
Em uma economia incerta, entregar os contracheques dos funcionários no prazo sem problemas é mais vital do que nunca.
Para reduzir ou eliminar erros na folha de pagamento, os líderes devem fornecer aos seus funcionários orientações claras, concisas e completas para auxiliá-los no acesso às informações da folha de pagamento.
Também é essencial que os departamentos de RH fiquem por dentro das políticas governamentais ou utilizem um provedor de folha de pagamento global que possa centralizar as informações de folha de pagamento para funcionários que moram em diferentes estados ou países nesse ambiente de trabalho remoto híbrido.
Abaixo, nove especialistas do Conselho de Recursos Humanos da Forbes compartilham dicas sobre como outros empregadores podem começar a criar um sistema de folha de pagamento perfeito.
O que você irá saber neste artigo:
1. Dê aos funcionários acesso para monitorar os aplicativos de folha de pagamento
Crie um aplicativo que permita que os funcionários encontrem e corrijam erros antes do envio da folha de pagamento. O aplicativo pode ser construído para abrigar todos os elementos da experiência do funcionário, como benefícios. Permitir que os funcionários usem o aplicativo pode evitar que erros se tornem dispendiosos, o que é fundamental. Por exemplo, uma nova pesquisa realizada pela Morning Consult para a Paycom mostrou que 58% dos americanos teriam dificuldade para pagar contas e fazer compras se apenas $100 faltassem em seu contracheque – Jennifer Kraszewski, da Paycom.
2. Instale um sistema automatizado
A folha de pagamento é uma tarefa necessária, mas complexa. Por isso é importante simplificar os aspectos geralmente complicados, como relatórios, impostos e gerenciamento de uma folha de pagamento global. Isso ajuda a garantir um sistema perfeito. A remoção de processos manuais, incorporando automação e funcionalidade de autoatendimento, ajuda a garantir que os pagamentos sejam pontuais e precisos, além de melhorar a experiência de empregadores e funcionários – Rick Hammell, da Atlas.
3. Aproveite um provedor de folha de pagamento global
Faça parceria com um provedor para centralizar sua folha de pagamento global. Os regulamentos globais de folha de pagamento diferem em cada país e os erros são caros. Aproveitar um provedor de folha de pagamento global que pode centralizar a folha de pagamento para qualquer país em que você tenha funcionários – e onde você pode abrir mercados posteriormente – remove a carga de conformidade e harmoniza seus dados de folha de pagamento, criando um sistema de folha de pagamento perfeito – Bjorn Reynolds, da Safeguard Global.
4. Implementar Integração Multissistema
Integrar seu sistema de informações de recursos humanos, folha de pagamento e sistemas de contabilidade gera resultados perfeitos. Ele também permite que verificações e balanços apropriados ocorram em todos os departamentos. Você pode aproveitar a integração de vários sistemas para cobrir todas as etapas, desde a integração automática até o fechamento do período de pagamento e o registro financeiro do razão geral. A implementação da automação entre sistemas também minimiza o potencial de ocorrência de erro humano – JacLyn Pagnotta, da Allied Partners.
5. Avalie as práticas e processos de folha de pagamento
Os sistemas de folha de pagamento podem ser complexos e muito sensíveis à supercomplicação. Assim, é imperativo mantê-lo simples. Manter as coisas simples normalmente começa com suas políticas e processos. Sugiro que os profissionais de recursos humanos observem como processam a folha de pagamento para eliminar a redundância e encontrar mais eficiência de tempo no trabalho manual. – Nakisha Griffin, da Neustar Security Services.
6. Educar os gerentes sobre os regulamentos de conformidade do estado
Educação, automação e excelência de processos são essenciais para um ótimo sistema de folha de pagamento. É importante que as empresas projetem um processo automatizado e removam as interfaces manuais. Educar os gerentes sobre datas e requisitos de conformidade em cada estado fornecerá a eles um processo claro que descreve o que é crítico para garantir que os funcionários sejam pagos – Rohini Shankar, da Nations Benefits.
7. Torne o processo amigável
Quando se trata de um sistema de folha de pagamento integrado, ele precisa ser simples e fornecer clareza sobre como e quando todas as variáveis relacionadas. Quando envolve os contracheques de seus funcionários, é de extrema importância fornecer aos membros de sua equipe instruções e informações claras, concisas e completas, pois nada afeta o bem-estar de nossos funcionários como um erro na folha de pagamento – Omar Alhadi, da Adobe Care and Wellness.
8. Demonstre transparência
Seja transparente com a força de trabalho sobre como as políticas de folha de pagamento são criadas e implementadas. Quando ocorrerem erros em relação a contracheques ou retenções de impostos, comunique o problema imediatamente e compartilhe as ações que estão sendo tomadas para corrigir quaisquer problemas. Os funcionários também devem ter acesso a informações sobre processamento de folha de pagamento e classificação de funcionários no manual do funcionário, incluindo um FAQ – Niki Jorgensen, Insperity.
9. Troque o suporte entre RH e Finanças
Seja qual for o seu sistema de coleta de dados de funcionários, valide-o antes de inseri-lo na folha de pagamento. Impostos estaduais incorretos podem afetar a folha de pagamento e o envolvimento dos funcionários. É igualmente importante ter boas práticas de auditoria. Os departamentos de RH e financeiro podem se apoiar trocando quem insere e quem audita para evitar erros em tempo real – Cat Colella-Graham, da Cat Colella-Graham.
Texto traduzido da Forbes
23 Dezembro 2022
