Você está inadvertidamente dificultando a produtividade dos funcionários?
Para aumentar a produtividade, os empregadores e o RH precisam pensar em como simplificar os fluxos de trabalho e remover pontos de fricção inúteis para os funcionários
Fatores macroeconômicos significam que as organizações podem não estar focadas no crescimento no próximo ano.
Em vez disso, os líderes podem concentrar-se nos recursos existentes, aumentando a eficiência e maximizando a produtividade das equipes. E, de acordo com o relatório Anatomia do Trabalho de 2022 da Asana, há muita gordura para os líderes de RH cortarem em 2023.
A pesquisa com mais de 10.600 trabalhadores globais indicou que os funcionários gastam 58% de seu tempo em “trabalho sobre trabalho” – ou seja, reuniões, comunicação sobre tarefas e busca de informações. Este ‘trabalho ocupado’ domina os horários dos empregados australianos, respondendo por 59% do seu dia de trabalho.
Isso tem amplas ramificações. Os números da Asana mostram que apenas 33% das horas dos trabalhadores são gastas em tarefas qualificadas para as quais são contratados, restando apenas 8% para o trabalho estratégico que é fundamental para o futuro de longo prazo de uma organização.
“Estamos vendo uma falta de clareza para os funcionários, e isso foi exacerbado entre as equipes digitais e híbridas”, diz Adam Chicktong, gerente geral da APJ da Asana. “’Trabalho sobre trabalho vem da ambiguidade.”
Essa ambiguidade tem um grande custo para as organizações. Segundo a pesquisa, uma média de 2,6 horas de trabalho por funcionário é perdida por semana para reuniões desnecessárias, aumentando para 3,5 horas entre os gerentes. Ao longo de um ano, os trabalhadores australianos gastam 111 horas em trabalho duplicado – tarefas que eles ou um colega já concluíram.
No entanto, esse tempo perdido cria oportunidades para as equipes de RH. A Asana descobriu que, se os processos fossem aprimorados, as organizações poderiam economizar uma média de 263 horas por ano. Isso equivale a mais de seis semanas devolvidas às empresas a cada ano. Imagine o que você poderia fazer com todo esse tempo livre!
Nenhuma organização pode ser perfeita a esse respeito, mas daqui para frente, é provável que o RH assuma um papel de liderança ao facilitar a eficiência entre as equipes, eliminando a administração e formando novos processos que significam que as organizações trabalham melhor, não mais.
O que você irá saber neste artigo:
Somos ineficientes e muito ocupados
Em muitos casos, ‘trabalhar sobre o trabalho’ é um subproduto da falta de clareza. No novo mundo do trabalho, as empresas estão descobrindo a melhor forma de implementar padrões de trabalho híbridos e remotos. Muitos ainda estão indecisos sobre sua estratégia de longo prazo ou estão ajustando seus processos à medida que avançam.
Na pressa do trabalho remoto, as organizações entraram em pânico para encontrar as ferramentas certas para ajudar os funcionários a realizar seus trabalhos em casa. Essa disputa geralmente deixava as equipes com uma gama de aplicativos para selecionar e, em vez de ter a ferramenta certa para o trabalho certo, os funcionários eram bombardeados com tecnologia.
Com o tempo, à medida que o trabalho remoto se tornou mais arraigado, as organizações aumentaram o número de programas que usam e a carga de escolha dos funcionários. O resultado é que os funcionários ficam enviando mensagens e buscando atualizações ao longo do dia – geralmente em vários softwares.
Em um estudo de 2021 do centro de trabalho digital Qatalog e do Ellis Idea Lab da Cornell University, 1.000 trabalhadores dos EUA e do Reino Unido relataram que passavam quase uma hora todos os dias procurando informações presas em ferramentas e 36 minutos alternando entre aplicativos.
Em configurações de trabalho remoto, a próxima reunião de um funcionário é apenas um convite de calendário. Qualquer pessoa pode participar – e o padrão é de meia hora, no mínimo.
“Todo mundo está em reuniões agora”, diz Jane Gunn, sócia responsável por pessoas e mudança da KPMG Austrália. “Eles geralmente funcionam sem agendas e propósitos, sem resultados registrados. A arte de facilitar uma boa discussão se desvaneceu; falta clareza”.
Para agravar essa ambiguidade cotidiana, há uma incerteza de longo prazo – muitas organizações ainda estão descobrindo seu modelo híbrido. Isso significa que os sistemas e processos que podem ajudar a reduzir o trabalho árduo e permitir que os funcionários sejam mais produtivos ainda precisam ser formalizados.
“Dadas as condições econômicas, as organizações buscam maior eficiência e melhores formas de trabalhar – mas ainda estamos em uma fase de experimentação”, diz Chicktong. “Os espaços de trabalho estão evoluindo, as configurações face a face ainda estão sendo reconfiguradas e as pessoas estão decidindo onde seu melhor trabalho é feito”.
A troca de contexto está nos prejudicando
Outro desafio desse novo estilo de trabalho são as muitas, muitas oportunidades de distração e a mudança de contexto que ocorre como resultado.
“A troca de contexto pode equivaler à multitarefa. Não somos bons nisso porque não somos processadores paralelos. Somos processadores sequenciais”, diz a Dra. Sophie Leroy, Professora Associada de Administração da Universidade de Washington Bothell, EUA. “Você só pode se concentrar em uma coisa de cada vez, o que significa que escrever um e-mail durante uma ligação geralmente significa perder palavras porque seu cérebro estava em outro lugar”.
A multitarefa também pode levar ao fenômeno do “resíduo de atenção”: ruminar sobre tarefas incompletas enquanto tenta se concentrar em outra coisa. Sem estar totalmente dedicado ao trabalho em mãos, o processamento de informações, a tomada de decisões e a criatividade – processos cognitivos vitais para um trabalhador do conhecimento – todos sofrem.
Leroy diz que o resíduo de atenção há muito é um elemento do local de trabalho. Pré-pandemia, a pesquisa mostrou que os funcionários foram interrompidos e forçados a mudar de contexto a cada poucos minutos. No entanto, estudos mostram que leva mais de 23 minutos para retornar a uma tarefa e estar totalmente imerso após uma interrupção.
A implicação, portanto, é que os funcionários estão lutando mais do que nunca para entrar no modo de foco profundo necessário para realizar seu melhor trabalho no local de trabalho moderno. Em vez disso, a distração e a procrastinação criam raízes.
“Se eu me comunico por vários canais, tenho que monitorar todos eles”, diz Leroy. “As pessoas ficam ansiosas por perder informações importantes, então isso provoca interrupções nos processos de pensamento para verificar o que está acontecendo. Quanto mais longas e frequentes forem as interrupções, mais oportunidades serão criadas para troca de contexto e multitarefa”.
Na pior das hipóteses, a mudança de contexto e o resíduo de atenção prejudicam a produtividade dos funcionários, criando problemas de bem-estar, diz Leroy.
“Se houver uma tarefa anterior que não foi encerrada cognitivamente, isso impede que você se concentre, o que significa que o estresse pode aumentar – você não é capaz de realizar sua próxima tarefa com o melhor de sua capacidade. Isso pode causar falta de progresso em meio a prazos iminentes, criando uma sensação de ansiedade e o pânico se infiltrando”.
Simplifique as formas de trabalhar
Pensando nisso, algumas empresas já estão adotando novas formas de aumentar a produtividade. Por exemplo, a Asana tem ‘sem reuniões às quartas-feiras’, o que significa que os funcionários têm um dia de trabalho por semana garantido para um trabalho focado e concentrado.
Chicktong diz que com o esgotamento elevado entre a força de trabalho, as equipes de RH estão se envolvendo mais fortemente na tomada de decisões das empresas.
Nina Spiccia, Sócia, Assessoria de Relações no Local de Trabalho, Pessoas e Mudanças da KPMG Austrália, diz que o foco dos líderes de RH deve ser trabalhar com o departamento de TI de sua empresa para eliminar processos desnecessários e pontos de fricção que criam obstáculos.
“Todos nós já sofremos com o exagero tecnológico. Agora, deve-se simplificar, tendo em mente a produtividade do funcionário – qual aplicativo é usado para qual função; quando deve ser agendada uma reunião; como as pessoas devem colaborar presencialmente”.
O RH também pode permitir conversas sobre como gerenciar melhor os horários dos funcionários.
“O desafio para organizações e gerentes é que todos são diferentes e têm suas próprias preferências sobre onde e como trabalhar”, diz Matt Cowdroy, fundador da Think Productive Austrália. “Trata-se de conhecer os funcionários individualmente e criar diretrizes flexíveis que possibilitem sua produtividade”.
Com as pessoas nem sempre no escritório, o trabalho híbrido aumentou a pressão para reagir constantemente a qualquer mensagem recebida, impactando negativamente a produtividade, diz Cowdroy. Para manter a produtividade, os empregadores devem estabelecer diretrizes comportamentais para apoiar as equipes.
“As diretrizes devem abranger se não há problema em não enviar e-mails por algumas horas ou não estar online em um aplicativo do local de trabalho.
“Sem essas diretrizes, um funcionário pode se preocupar com o fato de que, se desligar temporariamente suas comunicações para gerenciar as distrações, seu chefe o perseguirá.”
Cowdroy diz que, no nível individual, os funcionários podem melhorar sua produtividade escrevendo listas curtas de tarefas com cinco prioridades claras para o dia de trabalho, “em oposição às longas que nunca terminam e se tornam desanimadoras”.
Embora os funcionários precisem assumir alguma responsabilidade por sua própria carga de trabalho, a maioria das mudanças será necessária no nível organizacional.
No futuro, os líderes de RH precisarão assumir o controle e comunicar a agenda de produtividade. Sem a contribuição deles, o risco é que os trabalhadores se envolvam em produtividade tóxica e comportamentos de pânico no trabalho que resultam em trabalho de baixa qualidade e preocupações com o bem-estar.
“A prioridade é livrar-se do trabalho pesado”, diz Gunn. “Trata-se de tornar as reuniões e outros processos mais eficazes e eficientes. As pessoas estavam cansadas e desgastadas antes da pandemia, então trabalhar mais – e ser mais improdutivo como resultado disso – não é a resposta”.
“Trata-se de encontrar uma maneira de as equipes serem produtivas, ao mesmo tempo em que sustentam a necessidade organizacional de interagir, socializar e inovar”, diz Leroy. “Se gerenciamos a atenção, gerenciamos implicitamente nosso tempo e nossa produtividade”.
Texto traduzido da HRM
11 Abril 2023
